Questões de Concurso Público CRP - 10ª Região (AP e PA) 2022 para Assistente Administrativo
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A classificação de documentos reflete as atividades executadas às quais ele se refere, bem como a estrutura organizacional e os assuntos por ele tratados. Assim, é correto afirmar que os métodos de classificação são divididos meramente em organizacional e por assunto.
O valor dos documentos de arquivo pode ser permanente ou temporário e é estabelecido conforme suas finalidades e respectiva vigência, sejam elas administrativas, legais, fiscais ou informativas.
Na classificação de documentos baseada em um código de classificação, a fim de se reduzir o tempo de ordenação e de se facilitar o arquivamento e a localização no acervo, uma das etapas a ser executada é a própria codificação, para a qual há a recomendação de que a anotação seja feita a lápis, o que viabilizará eventuais correções.
Considerando-se que os documentos de arquivo possam ser classificados quanto ao gênero e quanto à natureza do assunto, quando se classifica um documento como ostensivo ou sigiloso, tal classificação é realizada com base no gênero documental.
O método de arquivamento denominado duplex permite a abertura ilimitada de classes, mas apresenta a desvantagem, caso não seja bem elaborado, com classes bem definidas, de que o arquivamento de documentos com o mesmo assunto possa ser realizado em mais de um lugar.
Na metodologia de arquivamento por assunto, é possível, também, a adoção de métodos alfabéticos e numéricos.
Utilizando a metodologia por assunto, o arquivamento de conjuntos documentais recorre, primariamente, à classificação por espécie documental, tais como atas, correspondências, contratos e acordos.
No método geográfico para arquivamento de correspondências com outros países, alfabeta-se, necessariamente nesta ordem, o nome da capital, do país e, por fim, do correspondente.
O método alfabético deve seguir regras de alfabetação e, entre os métodos de arquivamento, ele é, desde que considere o nome como elemento principal, o mais simples.
Os métodos de arquivamento de conjuntos documentais permitem a escolha entre duas classes (básicos ou padronizados), mas serão determinados unicamente pela natureza documental.
Os documentos originais em papel, após a digitalização, poderão ser eliminados mediante a autorização e a aprovação e de uma listagem de eliminação de documentos (LED), indicando que a eliminação ocorrerá em razão da mudança de suporte.
Um documento arquivístico digital somente será assim considerado se o conteúdo informacional for estável e a forma documental fixa.
A preservação dos documentos arquivísticos digitais necessita de uma série de cuidados durante todo o ciclo vital, a fim de assegurar a manutenção da autenticidade dos documentos, a qual depende unicamente da existência de uma cadeia de custódia.
Em um processo de auditoria em uma instituição cujos documentos sejam digitais e digitalizados, é possível colher informações de tentativas de fraudes documentais por meio das trilhas de auditoria.
Um repositório arquivístico digital armazena e gerencia apenas documentos de caráter permanente, já que sua finalidade é a preservação e a disponibilização desses documentos para subsidiar pesquisas.
A confiabilidade em um documento arquivístico depende do grau de fidedignidade, autenticidade e acurácia, sendo esta última relativa à capacidade que um documento tem de representar os fatos que registra.
A digitalização de um acervo documental de caráter permanente não necessariamente deverá ser precedida da classificação e da avaliação dos conjuntos documentais que o compõem.
Em um processo de digitalização, apesar de alguns documentos não possuírem caráter permanente, tais como os nato-digitais, eles não poderão ser eliminados, devendo ser conservados pelo prazo previsto na tabela de temporalidade e destinação final de documentos.
A tabela de temporalidade e destinação final de documentos é um instrumento de destinação que determina os prazos de guarda documental, podendo ser utilizada independentemente do Código de Classificação de Documentos, pois são instrumentos autônomos.
O armazenamento de documentos digitais, a fim de prevenir danos e garantir a autenticidade e o acesso pelo tempo determinado na tabela de temporalidade, deverá ocorrer em dispositivos de memória não voláteis, os quais devem ser monitorados constantemente. Nesse sentido, uma importante técnica utilizada é o refreshing, que corresponde à troca periódica de suporte.