São vantagens da implementação de um sistema de arquivo inte...

A teoria das três idades é dividida em três fases: corrente, intermediária e permanente.

Na fase corrente ficam os documentos que possuem maior possibilidade e frequência de uso, pois são documentos que estão cumprindo as funções pelas quais foram criados.

Na fase intermediária ficam os documentos que já cumpriram as suas funções, mas que ainda podem ter o seu acesso solicitado para que alguma atividade pendente possa ser realizada. Esses documentos, após o tempo definido pela tabela de temporalidade, são eliminados ou guardados permanentemente.

No arquivo permanente ficam os documentos que perderam seu valor primário, ou seja, que já cumpriram o que tinham de cumprir, e adquiriram um valor secundário por suas características históricas, culturais, probatórias ou informativas.

Tratando-se especificamente dos arquivos intermediários, as características principais são: valor primário reduzido, aguarda a destinação final, pode ser armazenado em um local diferente do local de produção, armazena documentos em locais de baixo custo, é composto de documentos transferidos dos arquivos corretes e também podem ser chamados de arquivos de segunda idade;

a) Correta. Os arquivos intermediários são estruturados justamente para armazenar os documentos que já cumpriram suas funções, mas que aguardam a sua destinação final para o caso de ainda serem de interesse da instituição para alguma atividade. Entretanto, essa "espera" seria inviável se o armazenamento tivesse que ser feito nas sedes das instituições, onde paga-se um custo alto pelo metro quadrado que utilizam, então armazena-se em outro local, gerando uma economia de espaço nas sedes e nos setores correntes, além de recursos materiais, pois um depósito possui uma necessidade de armazenamento e acondicionamento diferente. 

b) Incorreta. Não ocorre transferência para o arquivo permanente. Quando os documentos passam do arquivo corrente para o permanente ou do intermediário para o permanente, o fazem por recolhimento. Entretanto, a existência do arquivo intermediário é um fator que contribui para o recolhimento dos documentos permanentes, pois antes de recolhê-los, há todo um trabalho de seleção, baseado na destinação final, que permite que somente os documentos que de fato possuem valor histórico, cultural, probatório ou informativo sejam recolhidos.

c) Correta. Como os arquivos intermediários podem ficar em outro local, o espaço da sede da instituição passa a ser melhor aproveitado.

d) Correta. Quando os documentos são transferidos para os arquivos intermediários, o são porque 1) cumpriram suas funções no arquivo corrente, 2) a tabela de temporalidade permitiu que a transferência ocorresse diante dos prazos. Nesse sentido, quando se desafoga os arquivos correntes baseando-se nesses dois pontos, há uma melhor distribuição da documentação diante dos seus valores para a instituição.