As três fases básicas da gestão de documentos são: produçã...

A alternativa correta é a Alternativa D. Vamos entender o porquê e analisar as outras opções.

Gestão de Documentos é um tema fundamental na arquivologia, e ela é dividida em três fases básicas: produção, utilização e destinação. Cada uma dessas fases possui características e processos específicos que são importantes para a organização, recuperação e preservação de documentos ao longo do tempo.

Alternativa D: A fase de destinação realmente envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda de documentos. É nesta fase que se determina quais documentos serão preservados permanentemente, quais serão transferidos para arquivos intermediários e quais serão eliminados. Esse processo é crucial para garantir que apenas os documentos necessários sejam mantidos, otimizando espaço e recursos.

Vamos agora analisar as alternativas incorretas:

Alternativa A: Esta descreve a fase de produção de maneira incorreta. A produção se refere à criação e recebimento de documentos, envolvendo atividades como captura e registro inicial, não a implantação de sistemas de arquivo e recuperação de informação, que é uma atividade de gestão documental de forma mais ampla.

Alternativa B: A gestão de arquivos correntes ocorre na fase de utilização, não na destinação. Arquivos correntes são aqueles em uso frequente e têm sua gestão focada em facilitar o acesso e a administração enquanto são ativos.

Alternativa C: Na fase de utilização, ocorrem atividades relacionadas ao uso ativo dos documentos, como consulta, classificação e atualização, mas não a decisão sobre a eliminação ou preservação, que pertence à fase de destinação.

Alternativa E: Os métodos de controle, protocolo e classificação são sim parte da fase de produção, mas estão mais relacionados ao registro inicial e à organização dos documentos logo após sua criação ou recebimento, não como uma atividade isolada.

Compreender as fases da gestão de documentos ajuda a aplicar as melhores práticas arquivísticas em qualquer organização, contribuindo para a eficiência e segurança das informações.

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GAB: D

LETRA A: a fase de UTILIZAÇÃO de documentos é aquela em que ocorre a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação de informação.

LETRA B:

a fase de UTILIZAÇÃO de documentos envolve o desenvolvimento da gestão de arquivos correntes.

LETRA C:  a fase de DESTINAÇÃO de documentos corresponde ao momento de decidir quais documentos devem ser eliminados e quais devem ser preservados.

LETRA D: Correta

LETRA E: a fase de UTILIZAÇÃO de documentos envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo

"[...]1.1 As três etapas da gestão documental

A gestão documental se divide em três fases: produção; utilização; e destinação.

1a Fase – Produção de documentos: Esta fase é particularmente importante. Visa:

a) prevenir a criação de documentos não essenciais e assim reduzir o volume dos documentos a serem manipulados, controlados, armazenados e destinados;

b) intensificar o uso e o valor dos documentos que são necessários;

c) garantir o uso de materiais apropriados na confecção de documentos;

d) assegurar a utilização apropriada da microfilmagem e/ou digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos. 

2a Fase – Utilização dos documentos: Envolve o controle, uso e armazenamento de documentos necessários ao desenvolvimento das atividades de uma organização. A segunda fase abrange medidas para assegurar:

a) rapidez no ato de disponibilizar documentos e informações necessários ao desenrolar das funções da instituição;

b) uso efetivo da informação e arquivos correntes;

c) seleção do material, do equipamento e do local para o armazenamento dos documentos.

3a Fase – Destinação dos documentos: É uma fase crítica, pois envolve decisões sobre quais documentos devem ser preservados permanentemente como memória do passado. Além disso, define-se por quanto tempo os documentos, destinados à eliminação, devem ser retidos por razões administrativas ou legais. Programas de destinação de documentos devem reunir as seguintes atividades:

a) identificação e descrição de documentos por séries ou classes;

b) listagem destas séries e classes para retenção ou destinação;

c) avaliação para determinar quais documentos são de guarda permanente;

d) eliminação periódica dos documentos destituídos de valor permanente;

e) recolhimento dos documentos permanentes para a instituição arquivística.[...]"

Fonte: eu extrai esse fragmento do documento do "TRT 8 - Conceitos básicos de gestão documental". Para acessá-lo, basta jogar esse título no search no google.