O procedimento arquivístico que deve preceder à organização ...

A alternativa correta para a questão é a B - diagnóstico.

A questão aborda a importância de um procedimento arquivístico essencial para que a organização dos arquivos siga uma metodologia científica. Este procedimento é a elaboração de um diagnóstico. O diagnóstico é uma etapa preliminar crucial, pois permite conhecer o estado atual do acervo, identificar problemas e necessidades, e planejar ações adequadas para a organização e tratamento dos arquivos.

Vamos detalhar o porquê da alternativa correta e justificar as incorretas:

Alternativa B - Diagnóstico (Correta): O diagnóstico é o levantamento e análise das condições em que se encontram os arquivos, incluindo a avaliação de seu volume, estado de conservação, tipos documentais, entre outros aspectos. Este processo é fundamental para planejar as ações de organização e gestão documental, garantindo que se siga uma metodologia científica. Sem um diagnóstico prévio, fica difícil identificar as necessidades reais e definir prioridades de intervenção.

Alternativa A - Tabela de Temporalidade: A tabela de temporalidade é um instrumento que define os prazos de guarda e a destinação (eliminação ou preservação) dos documentos. Embora seja uma ferramenta importante na gestão de arquivos, ela é utilizada em fases posteriores ao diagnóstico e à organização inicial dos arquivos. Primeiro, é necessário entender o acervo por meio do diagnóstico para depois aplicar a tabela de temporalidade adequadamente.

Alternativa C - Índice de Assuntos: O índice de assuntos é uma ferramenta de recuperação da informação que organiza os documentos por temas ou assuntos. No entanto, a criação de um índice de assuntos também é uma etapa posterior ao diagnóstico. Antes de indexar, é preciso conhecer e organizar o acervo, algo que o diagnóstico proporciona.

Alternativa D - Descrição: A descrição é o processo de registrar informações detalhadas sobre cada documento ou conjunto documental, facilitando sua localização e compreensão. Similar às outras alternativas incorretas, a descrição é uma etapa que ocorre após o diagnóstico. Primeiramente, é necessário conhecer a situação do acervo para depois descrever adequadamente os documentos.

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Gabarito B.

De posse dos dados coletados, o especialista estará habilitado a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo e a fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo; enfim, das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.

            Fonte: Paes (2005, p. 36)

Diagnóstico de arquivos: Análise das informações básicas (quantidade, localização, estado físico, condições de armazenamento, grau de crescimento, freqüência de consulta) sobre arquivos, a fim de implantar sistemas e estabelecer programas de transferência, recolhimento, microfilmagem, conservação e demais atividades.

GABARITO B

BONS ESTUDOS