Acerca da gestão de documentos, julgue o item que segue.Os p...

ERRADO . 

Assim que receber um documento, você COA: 

CLASSIFICAÇÃO--->ORDENAÇÃO--->ARQUIVAMENTO

Classificação :

 → Leitura do documento para averiguar a qual código o mesmo pertence

→ Ajuda a definir a organização física dos documentos arquivados

→ Operação INTELECTUAL

→ Elabora esquemas para o agrupamento de documento
 

Ordenação:

→ reunião dos documentos que tratam do mesmo assunto, para agilizar o arquivamento e reduzir as ocorrências de erros.

→Operação INTELECTUAL

→ disposição de documentos dentro de uma unidade de classificação
 

Arquivamento → guarda do documento no local que lhe foi previamente definido.

→ Operação FÍSICA

→ Ação física de armazenar e acondicionar os documentos conforme as atividades anteriores.

Ano: 2018 Banca: CESPE Órgão: Polícia Federal - A sequência correta para a organização dos documentos é, inicialmente, o arquivamento; em seguida, a ordenação; e, por último, a classificação. ( ERRADO)

Ano: 2014 Banca: CESPEÓrgão: FUB- A sequência para a organização dos documentos consiste em classificação, ordenação e, arquivamento. ( CERTO)

ERRADO

A ordem correta é a seguinte:

1° - CLASSIFICAÇÃO
2° - ORDENAÇÃO;
3° - ARQUIVAMENTO

SEQUÊNCIA DE AQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

CONFERÊNCIA: consiste na verificação de cada documento quanto ao seu destino, pois este pode chegar ao arquivo por diversos motivos:
a) para arquivamento;
b) para solicitar informação;
c) para verificar a existência de antecedentes, ser anexado a outro etc.;
d) em obediência a uma rotina.

LEITURA: cada documento deve ser lido cuidadosamente a fim de verificar o seu conteúdo e sob que classificação deverá ser arquivado. (se já existe pasta ou se há necessidade de abrir nova).

SELEÇÃO: selecionar o material que será realmente arquivado, daquele que poderá ser descartado imediatamente, sem prejuízo para a instituição (como cópias, comunicados passageiros).

DATAR: marcar a data de entrada do documento no arquivo

REGISTRO: registrar diariamente, em um livro (ou outro sistema) os documentos que darão entrada no arquivo ou no expediente. Colocar a data de entrada, origem, nº do documento/ano, espécie documental, assunto, local de arquivo (classificação), observações. Isso possibilitará estabelecer uma estatística diária de arquivamentos efetuados, e facilitará a busca

CLASSIFICAÇÃO: Determinar como será arquivado o documento, de acordo com o método e a classificação adotado pela organização. Escrever a lápis no documento onde deverá ser arquivado. Para que os documentos públicos de uso diário estejam conservados de maneira ordenada e acessível é necessário que os mesmos estejam bem arquivados e bem classificados.

ORDENAÇÃO: é à disposição dos documentos dentro das pastas e destas dentro do arquivo. A escolha da forma de ordenação depende muito da natureza dos documentos. Vejam os métodos básicos:

ARQUIVAMENTO: guarde os documentos dentro das pastas e das caixas já contidas no setor ou monte-as de acordo com o plano de classificação. Nesse último caso faça as etiquetas indicando o código da atividade correspondente. Não se esqueça de anotar no canto superior esquerdo da pasta os códigos da Unidade/Órgão/área respectivos

EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS: para se controlar melhor os documentos que saem do arquivo e para garantir a integridade do mesmo, é interessante que se adote um sistema de controle de empréstimo de documentos.

Errado.

Após o encerramento da tramitação de um documento, ele deve ser, nesta ordem, COA (Classificado, Ordenado e Arquivado). Ou seja, protocolo e arquivamento são atividades diferentes e não se confundem.

Classificação - é a leitura do documento para averiguar a qual código o mesmo pertence, com base no assunto de que trata ou na atividade de que foi gerado.

Ordenação: Refere-se a uma das fases do arquivamento; É uma atividade intelectual, refere-se à disposição metódica dos documentos dentro da unidade de classificação. Nas operações de arquivamento a ordenação é a antepenúltima operação, ou seja, depois dela só tem a operação de guarda (arquivamento), que por sinal é uma atividade física.

Arquivamento: Ao arquivo cabe acondicionar e armazenar os documentos, além de prover sua conservação, mantendo-os em condições de acesso para o usuário pelo prazo de sua vigência. É uma atividade física e refere-se à guarda do documento no local que lhe foi previamente definido. Para que os arquivos se tornem acessíveis é necessário que eles sejam corretamente arquivados de maneira a agilizar sua recuperação. Antes do arquivamento, os documentos devem ser devidamente classificados de acordo com a função ou atividade a que se referem; esta tarefa é executada com o auxílio do plano de classificação.

Segundo Marilena Leite Paes os passos para a organização e administração de arquivos são:

1º levantamento de dados

2º análise dos dados coletados

3º planejamento

4º execução ou implantação e acompanhamento.