As fases da gestão de documentos possuem características pr...

A alternativa correta é a E - produção.

A questão trata das fases da gestão de documentos, que são essenciais para garantir a eficiência e a eficácia no manejo de documentos dentro de uma organização. Essas fases são: produção, utilização, destinação e outras atividades correlatas. Cada uma dessas fases possui características e objetivos específicos.

Produção: Esta fase é responsável por prevenir a criação de documentos não essenciais e, assim, reduzir o volume dos documentos a serem manipulados, controlados, armazenados e destinados. Além disso, visa intensificar o uso e o valor dos documentos que são necessários e garantir o uso de materiais apropriados na confecção de documentos. Por isso, a alternativa correta é a produção, pois ela se encaixa perfeitamente na descrição fornecida na questão.

Vamos entender por que as demais alternativas estão incorretas:

A - Destinação: Refere-se à fase em que se decide o destino final dos documentos, que pode ser a preservação permanente ou o descarte. Não envolve a prevenção da criação de documentos.

B - Registro: Relaciona-se ao ato de registrar formalmente os documentos, proporcionando a sua autenticidade e integridade. Não tem relação direta com a prevenção da criação de documentos não essenciais.

C - Controle de fluxo: Diz respeito ao acompanhamento e controle da circulação dos documentos dentro da organização, mas não trata da prevenção da criação de documentos.

D - Utilização: Refere-se ao uso efetivo dos documentos no decorrer das atividades da organização. Embora envolva o uso dos documentos, não abrange a prevenção da criação de documentos não essenciais.

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Gabarito E

A gestão de documentos se divide em três fases básicas, são elas:

Esta fase trata da elaboração de documentos, de acordo com atividades específicas executadas por um órgão ou setor. Prioriza-se a criação de documentos úteis e descarta-se a produção dos que não são essenciais, diminuindo a quantidade a ser manuseada, armazenada, controlada ou eliminada, possibilitando o uso adequado de alguns recursos como a automação e a reprografia.

O fluxo percorrido pelos documentos é um exemplo desta fase, pois esse processo é fundamental para que a sua função administrativa seja cumprida. A guarda desses documentos, logos após cessar seu trâmite, também é um exemplo desta fase.

Nesta fase se decide quais documentos devem ser eliminados e quais serão preservados, baseando-se em análise, seleção e fixação de um prazo de guarda.

Famoso "PUD" como ja citado abaixo.

''Confecção de documentos'' entregou a questão.