O instrumento de gestão documental que define os prazos de ...

A alternativa correta é a D - Tabela de temporalidade.

A questão aborda um elemento fundamental da Gestão de Documentos chamado tabela de temporalidade, que é um plano de classificação documental associado a um conjunto de normas que determinam o tempo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária e estabelecem sua destinação final, seja por eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

O conhecimento necessário para responder a essa questão envolve compreender os conceitos de ciclo de vida dos documentos e as etapas de gestão documental. Os documentos, ao longo de sua existência, passam por diferentes fases:

• Fase corrente: quando o documento está em uso frequente e é necessário para as atividades correntes da organização.
• Fase intermediária: quando o documento já não é necessário para as atividades rotineiras, mas ainda pode ser consultado ocasionalmente.
• Fase permanente: quando o documento tem valor histórico ou informativo que justifique sua guarda indefinida.

A tabela de temporalidade é a ferramenta que auxilia na decisão de quanto tempo um documento deve ser guardado em cada fase e qual a sua destinação final. Esta tabela é elaborada com base em critérios legais, administrativos, fiscais e históricos-culturais.

As outras opções são distratores que não se relacionam diretamente com a definição de prazos de guarda e a destinação de documentos:

• Glossário de termos pode ser uma ferramenta auxiliar para entender a terminologia usada na Arquivologia, mas não define prazos de guarda.
• Diagnóstico de arquivo refere-se à avaliação das condições de um arquivo e não à definição de prazos de guarda e destinação.
• Automação de arquivos diz respeito ao uso de sistemas informatizados para gerenciar documentos, mas também não define prazos e destinação.

Portanto, a Tabela de temporalidade é a ferramenta correta que estabelece os prazos de retenção e destinação dos documentos, sendo essencial para a eficácia da gestão documental e para assegurar a preservação de documentos com valor permanente, bem como a eliminação adequada daqueles que já cumpriram seu propósito.

Letra D.

Ela é resultado da avaliação documental...

❤️✍

D