Sobre a gestão de documentos, atribua V para item verdadeiro...
Sobre a gestão de documentos, atribua V para item verdadeiro e F para item falso:
( ) É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
( ) A gestão de documentos deve ser vista como um macroprocesso, em que deve ser tomada uma série de medidas administrativas para a racionalização e a obtenção de economia e eficiência nos procedimentos de gerenciamento de arquivos organizacionais.
( ) É operacionalizada através do planejamento, da organização, do controle, da coordenação de recursos informacionais, humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental.
( ) A gestão de documentos como pressuposto básico para a qualidade deve ser iniciada nos arquivos correntes e terminada nos intermediários visando preservar o patrimônio de guarda. As atividades em relação aos arquivos permanentes não fazem parte da gestão de documentos e sim apenas de almoxarifado.
Respondidos os itens, a sequência CORRETA é:
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Gabarito comentado
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Segundo o Art. 2º da Lei nº 8.159/91,
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
(V) A gestão de documentos deve ser vista como um macroprocesso, em que deve ser tomada uma série de medidas administrativas para a racionalização e a obtenção de economia e eficiência nos procedimentos de gerenciamento de arquivos organizacionais.
A gestão de documentos é um macroprocesso, pois por meio das fases do programa de gestão de documentos, as técnicas arquivísticas são aplicadas e toda uma cadeia de processos e fluxos ganha a base para ser desenvolvida.
(V) É operacionalizada através do planejamento, da organização, do controle, da coordenação de recursos informacionais, humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental.
A gestão de documentos, por meio dos mais diversos recursos, estrutura e operacionaliza o uso dos documentos desde a sua produção/recepção até o arquivamento, eliminação ou recolhimento.
(F) A gestão de documentos como pressuposto básico para a qualidade deve ser iniciada nos arquivos correntes e terminada nos intermediários visando preservar o patrimônio de guarda. As atividades em relação aos arquivos permanentes não fazem parte da gestão de documentos e sim apenas de almoxarifado.
A gestão de documentos de fato é aplicada nos arquivos correntes e intermediários. O arquivo permanente é apenas uma destinação final, mas as suas atividades não são de responsabilidade do arquivo intermediário, e sim do próprio arquivo permanente. Não é uma fase dissociada do processo documental.
Fonte: BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Disponível em: Portal do Planalto. Acesso em: 20 de dezembro de 2023.
Gabarito do Professor: A
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GAB - A
I
II
III
IV A gestão de documentos como pressuposto básico para a qualidade deve ser iniciada nos arquivos correntes e terminada nos intermediários visando preservar o patrimônio de guarda (A GUARDA OU A ELIMINAÇÃO). As atividades em relação aos arquivos permanentes não fazem parte da gestão de documentos e sim apenas de almoxarifado.
A afirmação do item IV está incorreta porque a gestão de documentos não se limita apenas aos arquivos correntes e intermediários, mas também inclui os arquivos permanentes. A gestão de documentos é um processo contínuo que abrange todas as fases do ciclo de vida dos documentos, desde a sua criação ou recepção até a sua disposição final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.
A ideia de que as atividades em relação aos arquivos permanentes são apenas de almoxarifado é um equívoco. Os arquivos permanentes são aqueles que, após avaliação, foram considerados de valor histórico, probatório e informativo, devendo ser preservados por tempo indeterminado. Eles são fundamentais para a memória institucional e cultural, e a sua gestão envolve atividades como a preservação, a descrição e o acesso.
Josiel, boa tarde.
Cuidado! Você tem boas intenções, mas a sua observação está equivocada.
Segue a legislação pertinente, a lei 8.159 de 91:
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8159.htm
Assim sendo, reside o erro na assertiva por conta do último período:
As atividades em relação aos arquivos permanentes não fazem parte da gestão de documentos e sim apenas de almoxarifado.
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RUMO AO PEDRO II
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