Com relação à organização de arquivos, assinale a alternati...

A alternativa correta é a B: Um arquivo deve assegurar bom acesso para que os documentos sejam localizados com facilidade.

Vamos entender por que essa alternativa está correta e analisar as demais opções:

B - Um arquivo deve assegurar bom acesso para que os documentos sejam localizados com facilidade.

Essa é a alternativa correta porque a organização de arquivos tem como um de seus principais objetivos garantir que os documentos possam ser facilmente localizados e recuperados quando necessário. Isso requer um sistema de arquivamento bem estruturado, com regras claras e métodos padronizados que facilitem a busca e recuperação de informações.

Agora, vejamos por que as outras alternativas estão incorretas:

A - A melhor forma de organizar um arquivo é colocar todos os documentos em caixas aleatórias.

Essa alternativa está incorreta porque colocar documentos em caixas aleatórias dificulta a localização e a recuperação de informações. A aleatoriedade vai contra os princípios básicos da arquivística, que busca a ordem e a eficiência na organização de documentos.

C - As normas de arquivamento devem ser flexíveis, para que sejam arquivados quaisquer documentos.

Essa alternativa está incorreta porque, embora alguma flexibilidade seja necessária, as normas de arquivamento devem ser estruturadas e consistentes para garantir a integridade e a facilidade de acesso aos documentos. Arquivar qualquer documento sem critérios pode levar à desorganização e à perda de informações importantes.

D - Os documentos podem ser arquivados em qualquer lugar sem a necessidade de utilizar pastas ou caixas específicas.

Essa alternativa está incorreta porque arquivar documentos em qualquer lugar sem utilizar pastas ou caixas específicas não protege adequadamente os documentos e pode resultar em danos físicos ou perda de informações. O uso de pastas e caixas apropriadas é essencial para a preservação e a organização dos documentos.

E - Para arquivar documentos não existe a necessidade de conhecimento da técnica, já que pode ser feito de acordo com a necessidade do funcionário.

Essa alternativa está incorreta porque arquivar documentos de maneira eficaz requer conhecimento técnico e compreensão de princípios arquivísticos. Fazer isso sem técnica pode levar à ineficiência e à desorganização. O treinamento adequado dos funcionários é crucial para uma gestão documental eficiente.

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Gabarito B -  Classificação – Na organização de arquivos correntes, significa colocar os documentos em uma sequência alfabética, numérica ou alfanu­mérica, de acordo com o método de arquivamento previamente adotado (= arranjo).

Organização e administração de arquivos
1.1. Requisitos para uma boa administração de arquivos
a) Apoio da cúpula organizacional – este requisito está ligado ao chamado “recurso institucional”, ou seja, tudo aquilo que pode facilitar ou dificultar a nossa vida dentro do organismo. Óbvio que, com o apoio das chefias, vamos conseguir atingir os nossos objetivos com mais tranquilidade, superando um menor número de obstáculos. O trabalho fluirá de forma bem consistente.
b) Trabalho em equipe – fundamental em qualquer área. Trabalhar em grupo é muito importante. Por exemplo: um determinado profissional é especialista em conservação e restauração de documentos; o outro, em documentos eletrônicos. Logo, poderão trocar conhecimentos, quando for necessário.
c) Pessoal treinado de forma adequada – capacitar os recursos humanos, mantendo-os em contato com profissionais gabaritados, a fim de atingir a melhor qualidade possível nos serviços prestados nos arquivos.
d) Métodos e sistemas de arquivamento eficazes – para a rápida recuperação da informação.
e) Espaço físico compatível com o acervo existente – evita-se o “acúmulo documental”, e, consequentemente, preserva-se os documentos armazenados nesses espaços.

Valentini (2013)