Conforme MEDEIROS e HERNANDES, o arquivo precisa ser organi...

Vamos analisar a questão dada e entender por que a alternativa correta é a letra D, a qual afirma que todos os itens estão corretos.

De acordo com MEDEIROS e HERNANDES, um arquivo precisa ser organizado para oferecer as seguintes condições:

I. Segurança: A segurança dos documentos é fundamental para garantir que informações vitais não sejam perdidas, danificadas ou acessadas por pessoas não autorizadas. Um sistema de arquivamento bem organizado deve incluir medidas para proteger os documentos contra roubo, incêndio, inundações e outros tipos de danos.

II. Precisão: A precisão refere-se à exatidão das informações armazenadas e à capacidade de recuperá-las sem erros. Um arquivo bem organizado permite que os documentos sejam localizados e utilizados de maneira eficiente, minimizando o risco de erros e garantindo a confiabilidade dos dados.

III. Simplicidade: A simplicidade na organização do arquivo facilita o uso e a manutenção do sistema. Isso significa que as regras de arquivamento devem ser claras e fáceis de seguir, permitindo que qualquer pessoa possa encontrar e armazenar documentos sem complicações desnecessárias.

IV. Flexibilidade: A flexibilidade é crucial para que o sistema de arquivamento possa se adaptar a mudanças nas necessidades da organização. Isso inclui a capacidade de incorporar novos tipos de documentos, mudar a estrutura do arquivo quando necessário e ajustar-se às novas tecnologias.

V. Acesso: O acesso fácil e rápido aos documentos é um dos principais objetivos de um sistema de arquivamento bem organizado. Isso significa que qualquer pessoa autorizada deve ser capaz de localizar e utilizar os documentos de maneira eficiente, sem obstáculos desnecessários.

Portanto, a alternativa correta é a letra D, pois ela inclui todos os itens mencionados, que são essenciais para a organização eficiente de um arquivo de acordo com MEDEIROS e HERNANDES.

Alternativas incorretas:

A - Somente os itens I e II: Embora segurança e precisão sejam importantes, esta alternativa ignora outros elementos cruciais como simplicidade, flexibilidade e acesso, que também são fundamentais para a organização de um arquivo.

B - Somente os itens I e III: Semelhante à alternativa A, esta resposta negligencia aspectos essenciais como precisão, flexibilidade e acesso, que são igualmente importantes.

C - Somente os itens II, III e IV: Apesar de incluir precisão, simplicidade e flexibilidade, esta alternativa falha ao deixar de fora segurança e acesso, que são também indispensáveis para um sistema de arquivamento eficaz.

Portanto, a alternativa D está correta porque abrange todas as condições necessárias para a organização de um arquivo conforme descrito pelos autores.

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Gabarito: D

Conforme Medeiros e Hernandes (1999), a organização do arquivo precisa ser feita de tal forma que proporcione condições de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso.

a) Segurança: o arquivo deve apresentar condições mínimas de segurança, incluindo-se medidas de prevenção contra incêndio, extravio, roubo e deterioração;

b) Precisão: o arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a documentos;

c) Simplicidade: o arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão;

d) Flexibilidade: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da empresa, ajustando-se ao aumento de volume;

e) Acesso: o arquivo deve oferecer condições de consulta imediata. 

Gabarito: D

O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso:

Segurança: o arquivo deve apresentar condições mínimas de segurança, incluindo-se medidas de prevenção contra incêndio, extravio, roubo e deterioração. Dependendo da natureza do arquivo, é importante cuidar do sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais.

Precisão: o arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a documentos e assegurar a localização de qualquer documento arquivado, ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado.

Simplicidade: o arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão. As possibilidades de erros são reduzidas em arquivos simples e funcionais. O número e a variedade de documentos não exigem necessariamente um arquivo complexo e de difícil entendimento.

Flexibilidade: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da empresa, ou órgão público, ajustando-se ao aumento do volume e à complexidade dos documentos a serem arquivados. As normas de classificação não devem ser muito rígidas, pois apenas dificultam a atividade de arquivamento.

Acesso: o arquivo deve oferecer condições de consulta imediata, proporcionando pronta localização dos documentos.