A respeito do processo de Expedição dos documentos NÃO digi...

A alternativa correta é: E - I, II, III, IV, e V.

Vamos entender melhor o tema da questão e como ela aborda o processo de expedição de documentos não digitais. A expedição de documentos é uma etapa importante na gestão documental, pois envolve a preparação e o envio de documentos para destinatários internos ou externos. Esse processo deve ser executado com precisão e organização para garantir que os documentos cheguem ao destino correto e dentro do prazo.

Para resolver essa questão, é necessário conhecer as etapas típicas do processo de expedição de documentos não digitais. Vamos analisar cada item listado na questão:

I. Classificar o documento, avulso ou processo: A classificação é uma etapa inicial essencial para organizar os documentos de acordo com categorias pré-definidas, facilitando a sua identificação e recuperação.

II. Registrar o documento, avulso ou processo: O registro envolve a anotação de informações relevantes sobre o documento, como data de criação, autor, assunto, e outras informações que facilitem o controle e a rastreabilidade.

III. Encaminhar o documento, avulso ou processo: Esta etapa consiste em enviar o documento ao destinatário específico. É uma ação direta que faz parte do processo de expedição.

IV. Registrar a expedição do documento, avulso ou processo: Registrar a expedição significa documentar o envio do documento, incluindo a data, o destinatário e outras informações relevantes. Isso é crucial para o controle e para evitar extravios.

V. Efetuar a expedição do documento, avulso ou processo: Finalmente, a efetivação da expedição refere-se ao ato concreto de enviar o documento, seja por meio físico (correio, mensageiro) ou outro meio apropriado.

A alternativa E está correta porque todas as etapas mencionadas (I, II, III, IV, e V) fazem parte do processo de expedição de documentos não digitais. Cada uma dessas etapas desempenha um papel importante para garantir que os documentos sejam corretamente classificados, registrados, encaminhados, expedidos e que a expedição seja devidamente registrada.

As alternativas A, B, C e D estão incorretas porque excluem uma ou mais etapas que são essenciais para o processo completo de expedição de documentos não digitais. Por exemplo,:

A - I, II, e III, apenas: Esta alternativa exclui as etapas IV e V, que são cruciais para o registro e efetivação da expedição.

B - III e V, apenas: Esta alternativa omite as etapas de classificação e registro (I, II, e IV), que são fundamentais antes de encaminhar e expedir o documento.

C - III, IV, e V, apenas: Embora inclua as etapas finais, falta a classificação e o registro inicial (I e II), que são essenciais no início do processo.

D - II, III, IV, e V, apenas: Exclui a etapa de classificação (I), que é uma fase crítica para organizar adequadamente os documentos.

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Gab. E

INTERMINISTERIAL Nº 1.677, DE 7 DE OUTUBRO DE 2015

Expedição

2.4.1 - Quanto aos documentos não digitais:

a) classificar o documento, avulso ou processo, relativo às atividades-meio de acordo com as classes aprovadas pelo CONARQ, e o relativo às atividades-fim de acordo com as classes elaboradas por cada órgão ou entidade e aprovadas pelo Arquivo Nacional;

b) registrar o documento, avulso ou processo, em sistema informatizado ou excepcionalmente em formulário.

c) encaminhar o documento, avulso ou processo, para ser expedido pela unidade de protocolo/protocolizadora, que verificará se o mesmo foi registrado, bem como se está classificado e acompanhado do(s) respectivo(s) anexo(s) e/ou se consta(m) o(s) volume(s) indicado(s). Caso seja verificada alguma inconsistência, o documento, avulso ou processo, deverá ser devolvido para a unidade administrativa para que a inconsistência seja resolvida;

d) registrar a expedição do documento, avulso ou processo, em sistema informatizado ou excepcionalmente em formulário; e

e) efetuar a expedição do documento, avulso ou processo, adotando medidas quanto à segurança, de modo que o mesmo não corra riscos de perda ou extravio. Todo documento, avulso ou processo, expedido será acondicionado em invólucro específico, apondo-se etiqueta com os dados identificadores.