Na gestão de documentos considera-se como correto, dentre ou...

A alternativa correta é a alternativa C - Tabela de temporalidade.

Na gestão de documentos, é fundamental entender conceitos como o ciclo de vida dos documentos e o prazo de guarda. Esses conceitos são essenciais para a correta administração dos arquivos, garantindo que os documentos sejam preservados pelo período necessário e descartados quando não mais úteis.

A Tabela de temporalidade é um instrumento utilizado para definir o período de guarda dos documentos, estabelecendo prazos para a sua conservação tanto em arquivos correntes quanto em arquivos intermediários, e, eventualmente, indicando a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. Portanto, é o instrumento diretamente associado ao registro do ciclo de vida do documento e do prazo de guarda.

Vamos analisar as alternativas incorretas:

A - Tabela de classificação de documentos: Este instrumento é utilizado para organizar e agrupar documentos de acordo com suas características e funções. Ele não se destina a registrar o ciclo de vida dos documentos ou seus prazos de guarda.

B - Guia de avaliação de documentos: Embora a avaliação de documentos seja uma atividade importante na gestão documental, um guia de avaliação não se destina diretamente a registrar prazos de guarda ou o ciclo de vida dos documentos. Ele pode orientar sobre como avaliar a relevância e a necessidade de preservação dos documentos, mas não substitui a Tabela de Temporalidade.

D - Tabela de equivalência: Este tipo de tabela é utilizado para estabelecer correspondências entre diferentes sistemas de classificação ou entre diferentes versões de um sistema. Não tem relação com a definição de prazos de guarda ou com o ciclo de vida dos documentos.

E - Guia de classificação: Similar à tabela de classificação, este guia tem o objetivo de orientar sobre como classificar documentos, agrupando-os de maneira lógica e sistemática. Não aborda diretamente os prazos de guarda ou ciclo de vida dos documentos.

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Segundo o glossário de termos arquivísticos, a Tabela de Temporalidade é definida como

"Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suporte de documentos." Concluindo, podemos definir a Tabela de Temporalidade como o instrumento resultante da etapa de avaliação do valor dos documentos para a organização e que determina o seu prazo de guarda nas fases

corrente e intermediária, bem como sua destinação final.

Fonte: Prof. Heron Lemos - Estudo Dirigido para UFC – Vol. 02 (Arquivologia)

PARECER DA BANCA

Conforme explicita o Dicionário Brasileiro de Tecnologia Arquivística (Rio de Janeiro, 2005) a Tabela de Temporalidade “ é um instrumento de destinação de documentos aprovado por autoridade competente que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, o recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos” (Ciclo Vital).

Tal conceito por si só consolida o item C como resposta correta do Gabarito oficial relativa a questão 39 da prova de conhecimentos específicos para o cargo de Assistente em Administração.

Em face da argumentação apresentada, a Comissão indefere o recurso e ratifica o gabarito oficial

Gab. c

Tabela de temporalidade que também pode ser relacionada a Teoria das 3 idades ou Ciclo de vida dos arquivos

Complementando...

A estrutura básica de uma Tabela de Temporalidade Documental(TTD) apresenta no seu "corpo" os seguintes itens: A)código de classificação, B)espécie documental, C)os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, D)a destinação final(eliminação ou guarda permanente), e, por fim, E)um campo para esclarecimentos, observações e detalhes necessários à sua compreensão e aplicação.

Na Teoria das 3 idades sabemos que o arquivo possui sua fase corrente, intermediária e permanente. Agora como saber quanto tempo cada documento irá ficar na corrente e depois ir para intermediária? Ou passar direto para eliminação? Resp: TABELA DE TEMPORALIDADE. Ela resulta da Avaliação dos Documentos e é aprovada pela Autoridade competente.

A palavra chave é "prazo de guarda".

Gabarito: C