A fase de avaliação e destinação de documentos constitui par...
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Ano: 2010
Banca:
CESPE / CEBRASPE
Órgão:
ABIN
Prova:
CESPE - 2010 - ABIN - Agente Técnico de Inteligência - Área de Administração |
Q80373
Arquivologia
Texto associado
julgue os itens a seguir, relativos à gestão de documentos.
A fase de avaliação e destinação de documentos constitui parte do programa de gestão documental e é composta pelas atividades de criação de formulários, seleção de materiais e equipamentos, e normatização do acesso à documentação.
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Gabarito comentado
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A gestão de documentos é composta de três fases: produção, utilização e destinação.
Na fase de produção estão atividades que preparam a implementação do sistema de gestão, como estudos; análises de normas; elaboração de padrões, normas e manuais; e determinação de recursos, metodologia, técnicas e ferramentas necessárias ao seu funcionamento.
Na fase de utilização estão atividades que tratam diretamente com o objeto do sistema de gestão. Uma vez o sistema implementado, as atividades se aplicam aos documentos, como empréstimo, consulta, arquivamento, controle de tramitação, classificação, etc.
Na fase de destinação estão atividades que tratam do documento quando o mesmo já serviu ao seu propósito inicial. São atividades de "dão fim" ao documento, como avaliação, eliminação, recolhimento, etc.
Então a avaliação é a atividade que atribui valor ao documento, ou seja, determina se após cumprir sua finalidade inicial, o mesmo ainda possui alguma importância. Sendo assim, é uma atividade da fase de destinação de documentos, e não de produção.
Gabarito do professor: Errado
Na fase de produção estão atividades que preparam a implementação do sistema de gestão, como estudos; análises de normas; elaboração de padrões, normas e manuais; e determinação de recursos, metodologia, técnicas e ferramentas necessárias ao seu funcionamento.
Na fase de utilização estão atividades que tratam diretamente com o objeto do sistema de gestão. Uma vez o sistema implementado, as atividades se aplicam aos documentos, como empréstimo, consulta, arquivamento, controle de tramitação, classificação, etc.
Na fase de destinação estão atividades que tratam do documento quando o mesmo já serviu ao seu propósito inicial. São atividades de "dão fim" ao documento, como avaliação, eliminação, recolhimento, etc.
Então a avaliação é a atividade que atribui valor ao documento, ou seja, determina se após cumprir sua finalidade inicial, o mesmo ainda possui alguma importância. Sendo assim, é uma atividade da fase de destinação de documentos, e não de produção.
Gabarito do professor: Errado
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Comentários
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O gabarito oficial do CESPE considerou a questão como ERRADA. Para Avaliação e destinação utiliza-se a tabela de temporalidade que é desenvolvida por uma comissão permanente de avaliação de documentos
- A avaliação e adestinação são uma das fases da gestão de documentos.
- Fase primordial, porque define os documentos que serão eliminados ou conservados
- A avaliação é feita através da análise e seleção do documento, com vista à fixação de prazo para guarda ou eliminação, criando-se assim uma TABELA DE TEMPORALIDADE para auxiliar na racionalização dos arquivos.
- A avaliação teve ser feita na fase corrente.
- Destinação: é um conjunto de operações subsequentes à fase de avaliação, visando encaminhar os documentos à guarda temporária ( transferência) ou permanente ( recolhimento), à eliminação ou à microfilmagem.
- Destinação: PLANO DE DESTINAÇÃO
- Instrumentos de destinação: tabela de temporalidade e lista de eliminação.
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS
PRODUÇÃO - Elaboração de documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.
Obs. (É na atividade de protocolo que se encontra o RE CLA RE MO - RECEBIMENTO, CLASSIFICAÇÃO, REGISTRO e MOVIMENTAÇÃO de documentos.
AVALIAÇÃO/DESTINAÇÃO - Análise dos documentos para estabelecer seus prazos de guarda determinando quais serão recolhidos ao arquivo permanente e quais serão eliminados
A questão está correta somente até "gestão documental", depois disso ela está em dissonância com o que menciono acima. ERRADA.
Pode dar 5 estrelas aki pro papai vai!!!
Arquivologia\ Gestão de Documentos\ Arquivos Correntes\ Destinação
As atividades dos arquivos correntes foram separadas em cinco setores distintos de acordo com Marilena Leite Paes que são:
Protocolo, incluindo recebimento e classificação, registro e movimentação
Expedição
Arquivamento- o arquivo propriamente dito
Empréstimo e consulta
Destinação
A Destinação cuidará da avaliação do documento com base no valor e freqüência de uso e assim, determinar o seu destino.
Existem documentos com valor temporário e outros com valor permanente. O valor é determinado pela sua possível finalidade e o tempo desta finalidade e se dividem em três classes de acordo com Marilena Leite Paes:
Permanentes vitais: Aqueles que serão preservados indefinidamente por serem de importância VITAL para organização;
Permanentes: Os que pela informação que contém devem ser conservados indefinidamente;
Temporários: Onde se pode determinar um prazo ou uma data que cessará o valor do documento.
Esta análise será feita por uma Comissão de Análise de Documentos formada por membros efetivos e eventuais. Os membros efetivos compreendem o Chefe do Arquivo e os representantes dos órgãos administrativos, financeiros e jurídicos e os eventuais serão os representantes dos órgãos-fim. Essa comissão produzirá os Instrumentos de Destinação que são apenas dois: Tabela de Temporalidade e Lista de Eliminação.
Em resumo, criação de formulários, seleção de materiais e equipamentos, e normatização de acesso à documentação não estão inseridas nas atividades de Destinação.
As atividades dos arquivos correntes foram separadas em cinco setores distintos de acordo com Marilena Leite Paes que são:
Protocolo, incluindo recebimento e classificação, registro e movimentação
Expedição
Arquivamento- o arquivo propriamente dito
Empréstimo e consulta
Destinação
A Destinação cuidará da avaliação do documento com base no valor e freqüência de uso e assim, determinar o seu destino.
Existem documentos com valor temporário e outros com valor permanente. O valor é determinado pela sua possível finalidade e o tempo desta finalidade e se dividem em três classes de acordo com Marilena Leite Paes:
Permanentes vitais: Aqueles que serão preservados indefinidamente por serem de importância VITAL para organização;
Permanentes: Os que pela informação que contém devem ser conservados indefinidamente;
Temporários: Onde se pode determinar um prazo ou uma data que cessará o valor do documento.
Esta análise será feita por uma Comissão de Análise de Documentos formada por membros efetivos e eventuais. Os membros efetivos compreendem o Chefe do Arquivo e os representantes dos órgãos administrativos, financeiros e jurídicos e os eventuais serão os representantes dos órgãos-fim. Essa comissão produzirá os Instrumentos de Destinação que são apenas dois: Tabela de Temporalidade e Lista de Eliminação.
Em resumo, criação de formulários, seleção de materiais e equipamentos, e normatização de acesso à documentação não estão inseridas nas atividades de Destinação.
A fase de avaliação e destinação de documentos constitui parte do programa de gestão documental e é composta pelas atividades de produção,tramitação,uso,avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.72
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