O que se preconiza em relação à conservação de documentos te...
O que se preconiza em relação à conservação de documentos tem por finalidade reduzir o impacto da degradação nos documentos, causada por agentes externos ou internos, de forma a assegurar a integridade física dos suportes, das informações e do acesso à documentação. Utilizar medidas preventivas desde a produção do documento, busca evitar danos ao longo do tempo de uso. Sobre o tema, assinale a alternativa CORRETA:
GAB - D
Excepcionalizar - Tornar algo comum em excepcional - o uso de furadores nos documentos correntes.
Como preservar os documentos:
– No manuseio dos documentos originais deve-se usar luvas, pois a gordura natural existente nas mãos danifica o documento ao longo do tempo. Além de luvas, recomenda-se o uso de aventais e máscaras, como medidas de proteção à saúde dos técnicos e usuários.
– Implantar procedimentos de segurança e de limpeza periódica nos depósitos;
– Na consulta aos livros ou documentos, não apoiar as mãos e os cotovelos. Recomenda-se sempre manuseá-los sobre uma mesa.
– Cuidar para não rasgar o documento ou danificar capas e lombadas ao retirá-lo de uma pasta, caixa ou estante.
– Ao retirar um livro da estante é preciso segurá-lo com firmeza na parte mediana da encadernação. Retirar um livro puxando-o pela borda superior da lombada ocasiona danos na encadernação.
– Não dobrar os documentos, pois o local no qual ele é dobrado resulta em uma área frágil que se rompe e rasga facilmente.
– Evitar o uso de grampeador, especialmente em documentos de guarda permanente (os grampos de metal enferrujam rapidamente)
– Evitar o uso de clipes de metal em contato direto com o papel. Utilizar de preferência clipes plásticos ou proteger os documentos com um pequeno pedaço de papel na área de contato.
– Limitar o uso de furadores nos documentos correntes. Furar corretamente, dobrando a folha delicadamente ao meio de forma a coincidir o centro da folha com a marca do furador.
– Não usar fitas adesivas diretamente sobre os documentos, resulta em mancha escura de difícil remoção.
Acondicionamento e guarda dos documentos:
– Na aquisição dos materiais verificar a qualidade, a maioria dos papéis e papelões apresentam acidez, considerada um dos piores fatores de deterioração do documento ao longo do tempo.
– Acondicionar os documentos, em caixas-arquivo, pastas, envelopes, etc, de acordo com o tamanho e o tipo de documento, o espaço disponível, os custos e o tempo de guarda.
– Não usar barbantes ou elásticos, pois cortam e danificam os documentos.
– Utilizar pastas com prendedores e hastes plásticas. Fixadores de metal enferrujam facilmente e danificam o documento.
– Usar embalagens de tamanho maior que o documento para não dobrá-lo ou amassá-lo.
– Não acondicionar documentos acima da capacidade da pasta ou caixa.
FONTE: Departamento de Arquivo Gera DA UFSM