Tendo em vista que a implantação de um programa de gestão de...
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Gabarito comentado
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"Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente."
Programa Geral de Gestão de Documentos: PUD - produção, utilização e destinação
Programa Completo: PAUTA - produção, avaliação, utilização, tramitação e arquivamento
a) Errada. Arquivos correntes, intermediários e permanentes são as fases do ciclo vital, e não as fases do programa de gestão de documentos.
b) Errada. Recebimento, registro/autuação, classificação, distribuição, tramitação/controle da tramitação e expedição de documentos são as fases de protocolo.
c) Errada. Arranjo, descrição e conservação são atividades ligadas ao arquivo permanente.
d) Certa. De acordo com a explicação apresentada na introdução,
Na fase de produção, o arquivista vai intervir na parametrização dos documentos, buscando racionalizar os modelos documentais, visando torná-los eficientes para os usuários.
Na etapa de utilização, os mecanismos que promovam o acesso e à recuperação da informação serão utilizados visando o uso eficiente da documentação.
Na fase de destinação, os documentos serão avaliados promovendo a indicação da eliminação ou recolhimento, além dos prazos de guarda.
e) Errada. Primária é o termo técnico atribuído aos arquivos correntes. Administrativa é uma característica pertencente aos documentos de valor primário e Histórica é uma característica pertencente aos documentos de valor secundário.
Fonte: BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Disponível em: Portal do Planalto. Acesso em 21de abril de 2023.
Gabarito do Professor: D
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PUTAA = Produção, Utilização, Tramitação, Avaliação e Arquivamento
Ou, mais conhecido como PUD
Produção: nesta fase são realizadas atividades de planejamento, análises, estudos, elaboração de ferramentas, elaboração de normas, e demais atividades necessárias para que o sistema de arquivos possa iniciar o seu funcionamento.
Utilização: nesta fase são realizadas atividades de classificação, empréstimos, consultas, ordenação, protocolo, e demais atividades que lidam diretamente com a necessidade de utilização do documento.
Destinação: nesta fase são realizadas atividades de avaliação, recolhimento, eliminação, e demais que lidam com o documento após cessarem as necessidades administrativas para sua utilização.
GABARITO - D
FASES DA GESTÃO DOCUMENTAL (GABARITO DA QUESTÃO)
1. Produção: diz respeito à elaboração de documentos em função das atividades da instituição.
2. Utilização: compreende as atividades de tramitação e uso. nessa fase estão incluídas todas as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação);
3. Destinação: atividades de avaliação e arquivamento.
TEORIA DAS TRÊS IDADES - CICLO VITAL DE DOCUMENTOS
1. Correntes;
2. Intermediários;
3. Permanentes;
GABA: D
Fases da Gestão de Documentos (PUD):
- Produção
- Utilização
- Destinação
Não confundir com outros mnemônicos da arquivologia:
Teoria das Três Idades (CIP):
- Corrente
- Intermediária
- Permanente
Vertentes da Difusão Documental (EPA MARQ ESTUD):
- Educação Patrimonial
- Marketing aplicado
- Arquivos e estudos dos usuários
Atividades do arquivo permanente (CORE DE DIA)
- Conservação
- Referência
- Descrição
- Difusão
- Arranjo
Métodos básicos de arquivamento (GINA)
- Geográfico
- Ideográfico
- Numérico
- Alfabético
Métodos padronizados de arquivamento (VAM RS)
- Variadex
- Automático
- Mnemônico
- Rôneo
- Soundex
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Fé e bons estudos!
Não confundir:
Fases da GESTÃO DOCUMENTAL:
Produção;
Utilização;
Destinação;
com,
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS:
Corrente;
Intermediário;
Permanente;
>> Não confundir as fases do Ciclo vital dos documentos com as fases da Gestão de documentos
FASES DO CICLO VITAL
- Corrente
- intermediária
- Permanente
FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS (fase corrente e intermediária)
- Produção
- Utilização
- Destinação
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