O processo de gestão documental inicia na entrada do documen...

A alternativa correta é a E.

Tema da Questão:

O tema da questão aborda o protocolo de documentos, uma etapa fundamental no processo de gestão documental. Este processo é essencial para garantir a organização, o acesso e a preservação dos documentos dentro de uma instituição. Conhecer as funções do protocolo é crucial para entender como os documentos são inicialmente tratados ao ingressarem na organização.

Justificativa da Alternativa Correta (E):

A alternativa E descreve corretamente o que consiste o protocolo de documentos: "em receber documentos, identificar o assunto pela leitura, interpretar e classificar o documento, dar número, datar, registrar e encaminhar aos respectivos destinatários". Este conjunto de atividades é exatamente o que se espera do setor de protocolo, que realiza a triagem inicial dos documentos, garantindo que eles sejam devidamente registrados e encaminhados para os setores responsáveis.

Justificativa das Alternativas Incorretas:

A: "na disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dadas."

Essa alternativa se refere mais à atividade de arquivamento do que ao protocolo. No protocolo, o foco é no recebimento e registro inicial dos documentos, e não na disposição final.

B: "em separar os documentos por ano, em ordem cronológica, e fazer uma lista, identificando-os pelos assuntos abordados."

Embora a separação por ano e ordem cronológica seja uma prática arquivística, ela não é característica do protocolo, mas sim de fases subsequentes da gestão documental, como a organização e a classificação.

C: "no registro esquemático do ciclo da vida documental do órgão, sendo elaborada após a análise da documentação e aprovação pela autoridade competente."

Essa descrição corresponde a atividades de gestão mais abrangentes e específicas, como a elaboração de um plano de classificação ou tabela de temporalidade, que não são funções do protocolo.

D: "em estabelecer prazos de guarda ou retenção que cubram o período de vigência do documento para cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais para os quais foi produzido, antes de dar a destinação final."

Estabelecer prazos de guarda é uma atividade relacionada à tabela de temporalidade e não ao protocolo. O protocolo lida com a entrada e registro inicial dos documentos, não com a definição de prazos de retenção.

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