No que se refere à Arquivologia, assinale a opção correta.
Questão que engloba assuntos como ciclo dos documentos e segurança digital. Vejamos:
a) De acordo com a natureza do assunto, os documentos podem ser classificados em correntes e permanentes.
Incorreta. Faltou falar nos documentos intermediários, além de tratar de ciclo dos documentos e não natureza do assunto.
b) Como instrumentos de destinação, as tabelas de temporalidade sistematizam o ciclo vital dos documentos, determinando suas notações.
Incorreta. Nos termos do dicionário brasileiro de terminologia arquivística, tabela de temporalidade é o instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.
c) A gestão eletrônica de documentos tem a finalidade de otimizar e racionalizar a gestão documental.
Correta. São objetivos da gestão eletrônica de documentos: . racionalizar a gestão documental; ter controle sobre o fluxo, o armazenamento, o versionamento e o compartilhamento de documentos; e. preservar o legado documental considerado de guarda permanente de uma organização.
d) Nível de segurança é como se denomina a gradação de um documento sigiloso, de acordo com a natureza de seu conteúdo e a conveniência de limitar sua divulgação a um certo grupo de pessoas.
Incorreta.Nível de segurança proporciona com criptografia, assinatura digital, certificado digital em documentos arquivísticos de suporte digital.
GABARITO: C
Acredito que o erro da letra "A" está ao afirmar que a natureza do assunto que define a teoria das três idades, na verdade a natureza define se o documento é ostensivo ou sigiloso.
GABARITO - C
Acrescentando:
Marilena Leite Paes, em sua obra: “Arquivo: Teoria e Prática”, apresenta quatro critérios para a classificação dos arquivos: 1) quanto aos estágios de evolução (correntes, intermediários ou permanentes);
2) quanto à entidade mantenedora (públicos, institucionais, comerciais ou pessoais);
3) quanto à natureza dos documentos (especiais ou especializados); e
4) quanto à extensão de sua atuação (setoriais ou central/geral).
Bons Estudos!!
Quanto à natureza dos documentos podem ser: Especiais ou Especializados
-> ESPECIAIS: Documento que exige cuidado especial de acordo com o tipo do documento.
-> ESPECIALIZADO: Mantêm sob guarda documentos de determinada área do conhecimento. Ex.: arquivo médico.
Resposta: C) A gestão eletrônica de documentos tem a finalidade de otimizar e racionalizar a gestão documental.
Assunto de arquivologia em prova para bibliotecário. Arquivistas se preparem para a possibilidade do contrário acontecer: assuntos de biblioteconomia em prova para arquivistas.
Passado o susto, vamos analisar a questão apresentada, que diz respeito a conceitos fundamentais da Arquivologia.
A) De acordo com a natureza do assunto, os documentos podem ser classificados em correntes e permanentes.
incorreta, pois a classificação de documentos como correntes ou permanentes não se baseia na natureza do assunto, mas sim na frequência de uso dos documentos e na importância histórica, legal ou administrativa do documento. Geralmente não se adota classificação por assunto em arquivos, como é o padrão em bibliotecas. Em arquivos a classificação é, quase sempre, funcional ou estrutural (Funcional: de acordo com as funções administrativas. Estrutural: de acordo com a estrutura organizacional). Pode até haver classificação por assuntos, mas é muito raro e para efeitos de provas de concursos, considere que em arquivos não se classifica documentos por assunto.
B) Como instrumentos de destinação, as tabelas de temporalidade sistematizam o ciclo vital dos documentos, determinando suas notações.
incorreta. As tabelas de temporalidade são instrumentos de gestão de documentos que estabelecem prazos para a transferência, guarda temporária ou eliminação de documentos. Elas não determinam notações dos documentos.
C) A gestão eletrônica de documentos tem a finalidade de otimizar e racionalizar a gestão documental.
correta. A gestão eletrônica de documentos (GED) visa otimizar e racionalizar a criação, o controle, o armazenamento, a recuperação e o descarte de documentos. A GED permite a conversão de documentos físicos em formatos digitais e facilita a localização, o acesso e a preservação dos documentos.
D) Nível de segurança é como se denomina a gradação de um documento sigiloso, de acordo com a natureza de seu conteúdo e a conveniência de limitar sua divulgação a um certo grupo de pessoas.
incorreta. A gradação de um documento sigiloso, de acordo com a natureza do conteúdo e a necessidade de limitar sua divulgação, é referida como grau de sigilo, não como "nível de segurança.". Geralmente o acesso é somente para fins administrativos, durante sua tramitação. Não existe divulgação de documentos classificados com grau de sigilo.
Resposta Correta:
A resposta correta é a alternativa C. A gestão eletrônica de documentos busca otimizar e racionalizar o processo de gestão de documentos, facilitando o acesso e preservação de informações importantes.
Pegadinha da Banca:
A banca pode ter incluído alternativas que soam plausíveis para bibliotecários e que utilizam terminologia específica da área de Arquivologia. No entanto, um entendimento claro dos conceitos fundamentais permite identificar as imprecisões em cada alternativa.
Alternativa correta: C - A gestão eletrônica de documentos tem a finalidade de otimizar e racionalizar a gestão documental.
Para compreender esta questão, é necessário ter um conhecimento sobre o ciclo vital dos documentos e as práticas de gestão documental. O ciclo vital dos documentos consiste em três fases: corrente, intermediária e permanente. A classificação de documentos como corrente ou permanente não é determinada pela natureza do assunto, mas sim pelo estágio em que o documento se encontra no ciclo de vida documental. Portanto, a alternativa A é incorreta.
A alternativa B menciona as tabelas de temporalidade, que são de fato instrumentos de destinação que sistematizam o ciclo vital dos documentos, mas o erro aqui é que elas determinam o prazo de guarda e a destinação final dos documentos (preservação permanente ou eliminação), e não suas "notações".
A alternativa D fala sobre o nível de segurança, que realmente se refere à classificação de documentos quanto ao seu grau de sigilo e restrição de acesso. No entanto, o termo técnico mais apropriado para se referir a isso é "grau de sigilo" e não "nível de segurança", o que pode induzir a um entendimento equivocado.
A alternativa C é correta e está diretamente relacionada com a modernização e eficiência dos processos de gestão documental. A gestão eletrônica de documentos (GED) envolve o uso de sistemas computacionais e soluções tecnológicas para gerenciar documentos de forma digital. Isso inclui a captura, armazenamento, gerenciamento, preservação e recuperação de informações. O objetivo principal da GED é otimizar o acesso e uso dos documentos e racionalizar os processos de trabalho relacionados a eles, gerando eficiência, agilidade na recuperação da informação e economia de espaço físico e recursos.
Portanto, ao aplicar estes conhecimentos, fica claro que a resposta correta é a que aponta para a importância e finalidade da gestão eletrônica de documentos na modernização dos procedimentos de arquivamento e acesso aos documentos em um ambiente corporativo ou governamental.