Quanto às tecnologias aplicadas aos arquivos, julgue o próxi...

Comentário do professor Mayko Gomes - Professor de Arquivologia

A microfilmagem é uma técnica que permite a reprodução do conteúdo do documento em outro suporte, com redução inúmeras vezes do tamanho real do documento original. É utilizada principalmente para eficiência no uso do espaço físico e por questões de segurança (pois além de ser mais difícil de ler um documento microfilmado, preserva-se melhor o documento original).
  
Para resolver em definitivo a questão das massas documentais acumuladas deve ser utilizada a política de gestão de documentos, pois esta foi elaborada como solução para gerir a grande quantidade de produção de documentos, bem como evitar a perda de informações importantes.
 
Gabarito do professor: Errado

Marcos Pinheiro a digitalização é diferente da microfilmagem, esta por exemplo tem respaldo legal, por isso é principal, é legalizada.

Creio que pelo fato da microfilmagem, ou até a digitalização requererem que os documentos estejam previamente classificados..organizados.. a microfilmagem não poderia ser aplicada primariamente na massa documental. Ou seja, sendo necessária primeiramente a classificação, posteriormente a realização da microfilmagem.

GABARITO: E

A  Gestão de Documentos é a principal solução para organização das massas documentais acumuladas.

O que é a Gestão de Documentos?

A gestão de documentos se caracteriza por ser uma área do arquivo documental, que tem a função de promover a administração dos documentos, desde o início dos negócios até a fase corrente, ou seja, durante a sua vida útil. No universo da informática, a gestão de documento pode ser definida como uma solução de arquivo e organização, que permite realizar consultas eletrônicas, sendo possível encontrar todos os dados em um só lugar.

Na era da tecnologia, as empresas não podem mais ignorá-la e deixar de usá-la ao seu favor. Por isso, a gestão de documentos consiste em organizar todos os documentos produzidos e armazená-los em formato digital, sendo divididos em diferentes categorias, que vão desde o tema em que se enquadram até o nível de importância. 

Como é feita a Gestão de Documentos?

A gestão de documentos é feita por fases, que visam o máximo de organização para que  as informações importantes não sejam perdidas no meio do processo. Em primeiro lugar, acontece a recepção dos documentos para que seja feita a desmaterialização, que consiste na digitalização, em que o documento físico de papel é convertido para um formato eletrônico.

Na segunda fase, os documentos passam por uma classificação, ou seja, quais setores e temas se enquadram. Na terceira fase, o gestor faz a determinação do ciclo de vida do documento durante a sua existência como, por exemplo, a elaboração, publicação, aprovação, distribuição, reencaminhamento e destruição. A última fase da gestão de documentos é o momento em que o organizador informa ao usuário qual é o método mais eficaz para localizar os documentos durante a execução das suas atividades diárias.

(continua)

Quais são os benefícios da Gestão de Documentos?

- Recuperação do espaço físico

- Organização dos documentos

- Otimização do gerenciamento e manutenção dos arquivos

- Segurança das informações da empresa

- Praticidade para a elaboração de relatórios

- Redução de custos

Por que organizações públicas devem fazer a Gestão de Documentos?

Segundo a Lei de Acesso a Informações Públicas - nº 12.527, as organizações que atuam no âmbito público como, por exemplo, prefeituras e assembleias  são obrigadas a disponibilizar os seus documentos para que sejam consultados pela população. Portanto, para se enquadrar na lei, garantir a idoneidade e organização  das suas informações,  elas devem optar pela gestão de documentos. 

Fonte: www.administradores.com.br

Bons estudos! ;)