A respeito da avaliação de documentos, julgue a assertiva a...

A alternativa correta é a Errado (E).

A questão aborda o tema da avaliação de documentos, um processo central na Gestão de Documentos, especificamente no que diz respeito à eliminação de documentos. A avaliação de documentos consiste em determinar o valor e o tempo de guarda dos documentos, identificando aqueles que devem ser preservados e os que podem ser eliminados.

Vamos entender o porquê da alternativa correta ser Errado (E):

1. Eliminação de documentos por amostragens: A eliminação de documentos não deve ser feita por amostragens aleatórias. A decisão sobre quais documentos serão eliminados deve seguir critérios específicos e ser baseada na avaliação documental, que considera o valor administrativo, legal e histórico dos documentos. Fazer a eliminação por amostragens pode resultar na perda de documentos importantes.

2. Data e períodos rígidos: A ideia de basear a eliminação em datas e períodos rígidos também é equivocada. Embora os prazos de guarda sejam estabelecidos em tabelas de temporalidade, a eliminação deve ser realizada apenas após uma avaliação criteriosa, levando em conta o contexto e a relevância dos documentos. A simples aplicação de datas rígidas pode não considerar exceções ou a necessidade de retenção de documentos por mais tempo, em casos específicos.

Assim, a assertiva está incorreta porque sugere práticas inadequadas de eliminação de documentos, que podem comprometer a integridade do acervo documental e resultar na perda de informações valiosas para a organização.

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Errado

A eliminação de cada documento se faz através de um estudo criterioso, denominado de avaliação documental que estabelece prazos tendo como base seu valor atribuído, verificando seu conteúdo e sua significância para a instituição.

Fonte: http://dspace.bc.uepb.edu.br:8080/xmlui/bitstream/handle/123456789/2987/PDF%20-%20Maria%20Rejane%20do%20Nascimento%20Silva.pdf?sequence=1

ERRADO

É feito, antes de tudo, um Diagnóstico da situação arquivística. A eliminação será feita na fase de Destinação, dentro das fases de Gestão dos documentos de arquivo - PUAD: Produção, Utilização, Avaliação, Destinação - visando, assim, a sua transferência para os arquivos intermediários, recolhimento aos permanentes ou eliminação. Lembrando também que a eliminação geralmente é feita ''direto na fonte'' porquanto não há que se falar em eliminação nos arquivos permanentes ou de valor secundário.

Veja o que diz Paes/97:

'' Assim como os museus não conservam em seu poder todas as pinturas existentes, da mesma forma os torna-se destituído de lógica que uma instituição conserve indefinidamente todos os documentos que receba ou produza." Paes, 1997.

Logo, deve-se reduzir a acumulação de massas documentais, e não '' garantir que um bom número de documentos sejam mantidos.'' como afirma a questão.

Bons estudos.