Acerca do protocolo, assinale a alternativa correta. 

Alternativa correta: A

Vamos discutir detalhadamente sobre o tema da questão e justificar cada alternativa.

Protocolo é um conjunto de operações que visa o controle dos documentos desde a sua produção ou recebimento até o seu arquivamento ou eliminação. O objetivo é assegurar a imediata localização e recuperação dos documentos, garantindo o acesso à informação.

A alternativa A é correta porque descreve precisamente a função do protocolo: "Entende-se por protocolo o conjunto de operações com vistas ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a sua imediata localização e recuperação, garantindo-se, assim, o acesso à informação." Esta definição está alinhada com os princípios da gestão documental, onde o controle e a recuperação da informação são fundamentais.

Agora, vamos entender por que as outras alternativas estão incorretas:

B - "A atividade de protocolo é típica da fase intermediária."

A atividade de protocolo é mais comumente associada à fase corrente dos documentos, onde são realizados o recebimento, registro, classificação, distribuição, expedição e controle da tramitação dos documentos. Na fase intermediária, o foco está mais voltado para a avaliação e a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente).

C - "Os documentos a serem tramitados pela instituição devem ser recebidos pelo setor de expedição."

Na verdade, os documentos são recebidos pelo setor de protocolo ou pelo setor de recepção, e não pelo setor de expedição. O setor de expedição é responsável por enviar documentos para fora da instituição, não por recebê-los.

D - "O registro e a autuação referem-se à identificação de elementos característicos de cada grupo documental."

O registro e a autuação são operações de protocolo, mas a descrição não está correta. O registro é a anotação de informações essenciais sobre o documento recebido ou expedido. A autuação refere-se à formação de um processo administrativo ou judicial, ou seja, a junção de documentos em um volume de processo, não apenas à identificação de grupos documentais.

E - "Os documentos de natureza sigilosa devem ser abertos, analisados e classificados de acordo com o assunto tratado."

Documentos de natureza sigilosa têm procedimentos específicos de manuseio que garantem a sua segurança e confidencialidade. Eles não devem ser abertos indiscriminadamente. Somente pessoas autorizadas podem ter acesso a esses documentos, e deve-se seguir normas de segurança específicas para o seu tratamento e classificação.

Gostou do comentário? Deixe sua avaliação aqui embaixo!

GABARITO: A

Entende-se por protocolo o conjunto de operações com vistas ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a sua imediata localização e recuperação, garantindo-se, assim, o acesso à informação.

Alguém poderia explicar o erro que consta na letra D?

Respondendo ao comentário do colega Rafael Mackoy:

Ao receber um documento, será realizado o seu registro no sistema da empresa/órgão. Para isso, o setor de protocolo realiza a abertura desse documento, fazendo a sua leitura e identificando os seus dados básicos, os quais são chamados de metadados, como o seu assunto e a sua origem. (REGISTRO)

Após serem registrados, os documentos serão devidamente analisados, sendo que muitos deles serão transformados em processos, por meio de um procedimento exclusivo do setor de Protocolo chamado AUTUAÇÃO.

Após o registro e, se necessário, a autuação dos documentos, eles serão classificados e separados de acordo com a sua área ou assunto, para serem direcionados ao seu correto destinatário. (CLASSIFICAÇÃO)

Acredito que ao abordar "identificação de elementos característicos de cada grupo documental" a questão esteja se referindo a etapa de classificação onde são separados e organizados de acordo com sua área/assunto, ou seja, de acordo com o seu grupo documental.

Mas essa foi uma interpretação MINHA, portanto, precisamos solicitar o comentário do Professor para termos certeza.

Resposta A

A) Entende-se por protocolo o conjunto de operações com vistas ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a sua imediata localização e recuperação, garantindo-se, assim, o acesso à informação.

CORRETA.

B) A atividade de protocolo e típica da fase intermediária.

INCORRETA. Tipica da fase corrente, na qual há circulação maior dos documentos. Sendo o procoloco, pois, responsavel pelo controle de tramitações, faz sentido que atue mais na fase corrente de um documento.

C) Os documentos a serem tramitados pela instituição devem ser recebidos pelo setor de expedição.

INCORRETA. A expedição é a movimentação externa de um documento, fora da instituição.

D) O registro e a autuação referem-se à identificação de elementos característicos de cada grupo documental. 

INCORRETA. Registrar é cadastrar um documento com base nas suas informações principais (espécie, número, data, etc). Já a autuação é a abertura de um processo que seja necessário em virtude do documento (nem todo documento gera autuação - abertura de processo).

E) Os documentos de natureza sigilosa devem ser abertos, analisados e classificados de acordo com o assunto tratado. 

INCORRETA. Documentos de natureza sigilosa não podem ser abertos.