Assinale a alternativa que apresenta corretamente uma ativi...

Vamos explorar a questão e entender a atividade típica do setor de protocolo com relação aos documentos.

Alternativa correta: A - Autuação

No âmbito da Arquivologia, o setor de protocolo desempenha um papel fundamental na gestão dos documentos produzidos e recebidos por uma organização. O protocolo é responsável pela recepção, autuação, registro, classificação e distribuição dos documentos. Vamos entender melhor cada uma dessas funções para justificar a resposta correta.

Justificando a alternativa correta (A - Autuação):

A autuação é a atividade de incluir documentos em um processo, identificando-o e numerando-o para controle. É uma atividade típica do setor de protocolo porque envolve a criação de um novo processo administrativo ou a inclusão de novos documentos a um processo já existente. Este procedimento é essencial para a organização e o controle dos documentos dentro da instituição.

Analisando as alternativas incorretas:

B - Arquivamento: O arquivamento é a atividade de guardar os documentos nos locais apropriados após sua tramitação. Embora importante, não é uma função exclusiva do setor de protocolo, mas sim dos setores de arquivo corrente, intermediário ou permanente.

C - Empréstimo: A atividade de empréstimo de documentos envolve a disponibilização dos mesmos para consulta por outras áreas ou pessoas. Esta não é uma atividade típica do setor de protocolo, mas sim de setores de arquivo que gerenciam o acesso e controle de documentos.

D - Reemissão: A reemissão refere-se à emissão de novos documentos substituindo os anteriores. Este processo não é uma atividade do setor de protocolo, mas sim de setores específicos que lidam diretamente com a produção de documentos.

E - Descarte: O descarte é a eliminação de documentos que não possuem mais valor administrativo, fiscal, legal ou histórico. Esta atividade é geralmente realizada após a análise e avaliação documental, não sendo uma responsabilidade típica do setor de protocolo.

Compreender as funções do setor de protocolo é essencial para a gestão adequada dos documentos em uma organização, garantindo sua rastreabilidade e integridade.

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O protocolo é um conjunto de atividades que envolve o recebimento, registro/autuação, classificação, expedição/distribuição e controle/movimentação.

As demais podem ser incluídas nas atividades do arquivo corrente.

letra A

AUTUAÇÃO: Etapa exclusiva do protocolo.

GAB. A

Autuação: Processo de criar um processo ou dossiê para o documento, dando-lhe uma identidade própria dentro do sistema de gestão documental.

LETRA A CORRETA

O protocolo realiza as seguintes atividades:

Recebimento É o controle da entrada ou recepção dos documentos na instituição;

Registro (cadastro do documento);

Autuação (é a abertura ou formação de processo. O documento é analisado e se for ocaso ele é transformado em processo);

Classificação (separa de acordo com a área);

Expedição / Distribuição É o envio dos documentos aos destinatários (expedição = externa e distribuição = interna;

Controle / Movimentação É o controle do andamento ou da tramitação dos documentos.