Para garantir uma correta manutenção de arquivos em um esta...

A alternativa B é a correta. Vamos entender o porquê e analisar as demais opções.

Análise da Alternativa Correta (B):

A prática de digitalizar documentos importantes e armazená-los em um sistema de gerenciamento de arquivos é uma estratégia eficaz para a manutenção de arquivos. Esse método não apenas facilita o acesso e a organização das informações, mas também reduz o uso de espaço físico. Além disso, a geração de backups constantes é crucial para garantir a segurança e a preservação dos documentos contra perda ou dano acidental. Esta alternativa destaca a importância de integrar tecnologia e práticas de segurança na gestão documental.

Análise das Alternativas Incorretas:

A: Armazenar documentos sem organização compromete a eficiência e a segurança dos arquivos. A falta de organização pode levar a dificuldades no acesso e na recuperação de informações, além de aumentar o risco de perda de documentos.

C: Utilizar um email pessoal para manutenção de arquivos, sem controle de acesso, é uma prática insegura. Isso pode expor informações confidenciais e dificultar o gerenciamento adequado dos documentos.

D: A eliminação de documentos antigos sem critérios técnicos pode resultar na perda de informações valiosas. A gestão documental deve seguir políticas e procedimentos claros para decidir sobre a retenção ou descarte de documentos.

E: Criar novos arquivos sem normatização pode levar a inconsistências e dificuldades na gestão de documentos. Normas e padrões são essenciais para garantir a integridade e a uniformidade no arquivamento.

Ao preparar-se para concursos, é fundamental compreender a importância de estratégias eficazes na gestão documental, que combinam tecnologia, organização e segurança.

Gostou do comentário? Deixe sua avaliação aqui embaixo!