A gestão documental é um conjunto de normas, procedimentos ...

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Ano: 2016 Banca: AOCP Órgão: Câmara de Rio Sul - SC Prova: AOCP - 2016 - Câmara de Rio Sul - SC - Técnico Legislativo - Área Legislativa |

Q1707755 Arquivologia

A gestão documental é um conjunto de normas, procedimentos e métodos de trabalho que permite a tramitação, produção, avaliação, uso e arquivamento de documentos oficiais. Suas principais funções são: fornecer evidências, condução transparente das atividades e controle de informações. A gestão de documentos se divide em três fases básicas. Sobre essas fases, assinale a alternativa correta.

A primeira fase é descrita como sendo a destinação de documentos. Nessa fase, decide-se quais documentos devem ser eliminados e quais serão preservados, baseando-se em análise, seleção e fixação de um prazo de guarda.

A segunda fase é descrita como sendo a utilização de documentos. O fluxo percorrido pelos documentos é um exemplo dessa fase, pois esse processo é fundamental para que a sua função administrativa seja cumprida.

A terceira fase é descrita como sendo a produção de documentos. Essa fase trata da elaboração de documentos, de acordo com atividades específicas executadas por um órgão ou setor.

A primeira fase é descrita como sendo a separação de documentos. A guarda desses documentos, logos após cessar seu trâmite, também é um exemplo dessa fase.

A segunda fase é descrita como sendo a elaboração de documentos. Prioriza-se a criação de documentos úteis e descarta-se a produção dos que não são essenciais, diminuindo a quantidade a ser manuseada, armazenada, controlada ou eliminada, possibilitando o uso adequado de alguns recursos como a automação e a reprografia.

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