A Resolução CNJ nº 91/2009 institui o Modelo de Requisitos p...

Os fatores importantes na seleção das opções de armazenamento são:

Volume e estimativa de crescimento dos documentos — Fator que deve ser considerado para se avaliar a capacidade de armazenamento —capacidade dos dispositivos de armazenamento e no caso de documentos não-digitais, áreas de depósito, tipos e quantidade de estantes.

Segurança dos documentos — As instalações de armazenamento (depósitos, arquivos, computadores) devem prever limitação de acesso aos documentos, como, por exemplo, controle das áreas de armazenamento e sistemas de detecção de entradas não-autorizadas. O depósito deve estar localizado em área que não seja de risco. No caso de documentos digitais, devem ser previstos procedimentos que previnam a perda de documentos por falha do GestãoDoc. (Ver Capítulo 6, Segurança)

Características físicas do suporte e do ambiente — Fatores como tipo de suporte, peso, grau de contaminação do documento e do ambiente, temperatura e umidade influenciarão na adequação das condições de armazenamento. Nesse sentido, devem ser adotados procedimentos — como o controle e verificação do tempo de vida útil e da estabilidade dos suportes — para prevenir quaisquer danos aos documentos. É importante que os meios de acondicionamento sejam robustos e adequados ao formato e à quantidade de documentos. As áreas de depósito devem ter amplitude adequada, estabilidade de temperatura e de níveis de umidade, proteção contra sinistro, contaminação (tais como isótopos radioativos, toxinas e mofo) e infestação de insetos e microorganismos. Os documentos digitais devem passar periodicamente pela troca de suporte — transferência de informações contidas num suporte para outro. Essa técnica é conhecida por rejuvenescimento (refreshing).

Freqüência de uso — O uso mais ou menos freqüente dos documentos deve ser considerado na seleção das opções de armazenamento. No caso dos documentos não-digitais, as opções envolverão acondicionamento (pastas suspensas, caixas entre outros) e localização dos depósitos (próximos ou distantes da área de trabalho). Já em relação aos documentos digitais, as opções podem envolver armazenamento on-line (acesso imediato) ou off-line, nas chamadas “mídias removíveis” de armazenamento (disco óptico, fita magnética e outros) em diferentes graus de disponibilidade e velocidade.

Custo relativo das opções de armazenamento dos documentos — Além do custo dos dispositivos de armazenamento, deve ser considerado o dos equipamentos para sua manipulação e de software de controle.