A escolha de um ou mais elementos determinará a estrutura ...

Gabarito: B - Tabulário

Para resolver essa questão com sucesso, é necessário entender os diferentes métodos de organização de arquivos utilizados na gestão de documentos e, especialmente, no trabalho secretarial. Vamos então dissecar cada método mencionado, para compreender o contexto e a resposta correta.

O método alfabético organiza os documentos seguindo a ordem alfabética dos nomes ou assuntos que servem como referência para a busca dos documentos. É um dos métodos mais simples e de fácil compreensão.

O método geográfico baseia-se na localização geográfica para a organização dos documentos. Isso é particularmente útil quando a informação é associada a locais específicos, como em empresas com várias filiais ou em setores de vendas, por exemplo.

O método numérico pode ser simples, cronológico, decimal, entre outros, e utiliza números para arranjar os documentos. Por exemplo, no método numérico simples, os documentos são organizados sequencialmente pelo número atribuído. No método cronológico, a sequência é determinada pela data.

O método por assuntos envolve a classificação dos documentos com base em temas ou assuntos específicos. Este método requer um bom entendimento do sistema de classificação para que seja eficaz.

Por outro lado, o termo "tabulário", indicado como a resposta certa, não é comumente reconhecido como um método de organização de documentos em arquivos correntes ou intermediários. Na verdade, tabulário refere-se a uma sala ou depósito onde os arquivos antigos, especialmente os históricos ou da antiguidade, eram guardados. Este termo não se aplica aos métodos de organização mais modernos e não é utilizado no contexto de trabalho secretarial para a gestão de documentos correntes ou intermediários. Portanto, o gabarito correto é a opção B, pois é a única que não representa um método comum de organização de arquivos utilizado na prática secretarial atual.

Compreender tais métodos é crucial para a gestão eficiente de documentos, garantindo que a informação esteja sempre acessível e organizada de forma lógica, facilitando o acesso quando necessário.

Gabarito: Alternativa B

Existem diversos métodos de arquivamento que podem ser utilizados, sendo que 4 tipos são considerados básicos e mais comuns. São eles: alfabético, numérico, geográfico e ideográfico.

Alfabético

Esse é um dos métodos mais conhecidos, que organiza os documentos pela ordem alfabética, tornando a consulta aos arquivos mais intuitiva. Isso é feito a partir do nome referente ao documento, como a pessoa, empresa, o evento ou local de referência. Ele tem uma versão chamada “variadex”, que utiliza cores para indicar as letras iniciais de cada documento com o objetivo de facilitar a busca.

Numérico

Nesse caso, é preciso atribuir números aos documentos, que serão organizados seguindo essa ordem. Portanto, é preciso ter um controle detalhado para manter os registros que serão utilizados para busca da documentação. Existem três variações desse método de arquivamento, veja só:

• numérico simples: cada item classificado, como os clientes, recebe um número e os documentos seguem essa ordem. Caso algum registro seja descartado, o número correspondente pode ser reutilizado para outro arquivamento;
• numérico cronológico: a organização considera a ordem numérica e as datas, por exemplo “20/2015”, bastante comum para documentos financeiros e outros arquivos cuja data seja mais relevante na busca. Também é comum que o arquivamento considere apenas a data, sem números adicionais;
• numérico dígito-terminal: indicado para facilitar o controle quando existem grandes volumes, então ele utiliza grupos numéricos. São formados por pares de números, lidos da direita para a esquerda.

Geográfico

O método geográfico arquiva os documentos considerando o seu local ou procedência. Para facilitar a busca entre os documentos, é comum que ela também siga a ordenação alfabética. No entanto, dentro de uma pasta sobre determinado estado, o ideal é que a capital fique no início, independentemente da ordem alfabética. O mesmo acontece na ordenação por país.

Ideográfico

Também conhecido como temático, ele considera os assuntos dos documentos. Aqui, existem algumas variações aplicadas, veja só:

• ideográfico enciclopédico: classifica seguindo os assuntos básicos ou temas que possam ser decompostos diversas vezes, criando subgrupos;
• ideográfico dicionário: considera a ordem alfabética, sem considerar assuntos correlatos ou áreas específicas;
• ideográfico duplex: cria um código numérico para assuntos principais e correlatos, criando uma hierarquia em uma lógica semelhante ao enciclopédico;
• ideográfico classificação decimal: utiliza códigos numéricos, mas pode se dividir em 10 classes que, depois, podem ser divididas em mais 10 subclasses;
• ideográfico unitermo ou indexação coordenada: atribui um número para cada documento em ordem crescente, conforme o arquivamento.