Em determinado conselho profissional foi instaurado processo...

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Q2288180
Arquivologia Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário , Protocolo , Destinação ,
Ano: 2023 Banca: Instituto Consulplan Órgão: CORE-RS Prova: Instituto Consulplan - 2023 - CORE-RS - Fiscal |
Q2288180 Arquivologia
Em determinado conselho profissional foi instaurado processo administrativo devido à infração cometida por um profissional; no decorrer das fases processuais, a notificação será encaminhada, podendo ser realizada de um ou mais meios a seguir: por carta para o endereço do domicílio do indivíduo e com aviso de recebimento; por e-mail para o endereço indicado em seu registro, sendo necessário confirmação de recebimento; por mandado assinado pelo representante julgador, a ser entregue por funcionário do Conselho; por aplicativo de mensagem, sendo necessário confirmação de recebimento; e, por edital, que deve ser publicado em jornal de grande circulação regional ou na imprensa oficial, estadual ou federal. “Diante do exposto, o envio da notificação ao profissional corresponde à atividade do Protocolo de ____________ e ____________ de documentos.” Assinale a alternativa que completa correta e sequencialmente a afirmativa anterior.  
Alternativas

Gabarito comentado

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O Protocolo é o serviço responsável pelo recebimento, registro, controle, distribuição, tramitação e expedição de documentos. Em outras palavras, é o setor responsável pela entrada e saída dos documentos na instituição. É a partir dele que se tem o controle de todos os documentos orgânicos produzidos ou recebidos.

É sobre as fases do protocolo que a questão versa. 

O recebimento é o momento em que o documento passa a ser de responsabilidade da instituição

Registro é o ato de analisar o documento, pegar informações que o represente e inserir em um sistema, que pode ser manual ou informatizado.

A classificação é o ato de analisar o documento e, a partir da função que ele representa, aplicar um código baseado no Plano/Código de Classificação da instituição.

Distribuição é o ato de enviar o documento internamente, do protocolo para um destinatário certo. A tramitação/controle da tramitação diz respeito à movimentação que o documento faz, dentro e fora da instituição. Se o documento foi criado no setor A, passou pelo setor C, foi expedido para a instituição D e voltou para o setor A, na instituição de origem, a tramitação será A,C,D, A, ou seja, a tramitação/controle da tramitação é realizada, independente do documento ser expedido ou distribuído.

A expedição, por sua vez, é o ato de enviar um documento de dentro da instituição, para outra instituição ou pessoa física.

O preenchimento das lacunas, portanto, deve ser com as fases de distribuição e expedição.

“Diante do exposto, o envio da notificação ao profissional corresponde à atividade do Protocolo de distribuição e expedição de documentos."  

Gabarito do Professor: B

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ESSAS DUAS ATIVIDADES, FAZ PARTE DO PROTOCOLO...

DISTRIBUIÇÃO 》INTERNAMENTE

EXPEDIÇÃO 》 EXTERNAMENTE

GAB B

SÃO ATIVIDADES DE PROTOCOLO

  • Recebimento: recebe toda a documentação que irá circular no órgão;
  • Registro: ler, identifica os dados básicos do documento e cadastra em um sistema;
  • Autuação: o documento será analisado e, na maioria das vezes, transformado em processo;
  • Classificação: separa os documentos de acordo com o destinatário;
  • Expedição/Distribuição:  Quando o destinatário é externo à instituição, a entrega é chamada de expedição. Quando o destinatário é interno, a entrega é chamada de distribuição;
  • Controle/Movimentação: cada vez que o documento tramita é feito um lançamento no sistema (ou no livro ou ficha manual, se for o caso), indicando para onde o documento foi encaminhado e por onde já passou.

...........................................................................................................................................

FONTE: MEUS RESUMOS     

OBS: VENDO MEUS RESUMOS (Whatsapp: 87996271319)

O PRIMEIRO "E" DE EXPEDIÇÃO REMETE A EXTERNO.

CONFIA!

LETRA B CORRETA

O protocolo realiza as seguintes atividades:

Recebimento É o controle da entrada ou recepção dos documentos na instituição;

Registro (cadastro do documento);

Autuação (é a abertura ou formação de processo. O documento é analisado e se for ocaso ele é transformado em processo);

Classificação (separa de acordo com a área);

Expedição / Distribuição É o envio dos documentos aos destinatários (expedição = externa e distribuição = interna;

Controle / Movimentação É o controle do andamento ou da tramitação dos documentos.

  • EXPEDIÇÃO conceitua-se como a distribuição EXTERNA de documentos.
  • DISTRIBUIÇÃO, a seu turno, conceitua-se como a distribuição INTERNA dentro da própria organização.

Se é envio, logo é Distribuição/Expedição.

Minemônico infalível: Expedição = Externo E + E

Distribuição = Interno a palavra distribuição tem três "i".

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