Como é chamada a operação que consiste na reunião dos docum...

Vamos comentar a questão e entender cada alternativa. A alternativa correta é a B - Ordenação.

A questão aborda um conceito fundamental na Gestão de Documentos, especificamente nos processos de arquivamento. A operação descrita envolve a reunião de documentos classificados sob um mesmo assunto, com o objetivo de agilizar o arquivamento e minimizar erros.

Agora, vamos discutir as alternativas:

Alternativa A - Inspeção: Inspeção se refere ao processo de verificação e controle dos documentos, garantindo que estejam em conformidade com normas e procedimentos. Não está relacionada diretamente à reunião de documentos sob um mesmo assunto para arquivamento.

Alternativa B - Ordenação: Esta é a alternativa correta. Ordenação consiste na organização dos documentos de forma lógica e sistemática, geralmente por assunto, data, ou outro critério. Isso facilita o arquivamento eficiente e reduz as chances de erros.

Alternativa C - Retirada: Retirada refere-se ao ato de remover documentos do arquivo, geralmente para consulta ou descarte. Não se relaciona com a classificação ou organização de documentos para arquivamento.

Alternativa D - Arquivamento: Arquivamento é o processo de guardar documentos de forma organizada. Apesar de ser um conceito relevante, não é a operação específica de reunir documentos sob um mesmo assunto.

Alternativa E - Guarda: Guarda é o ato de armazenar e proteger documentos. Novamente, não é específico à tarefa de organizar documentos por assunto para agilizar o arquivamento.

Entender a diferença entre esses termos é crucial para uma boa gestão de documentos, que envolve desde a classificação até a guarda e retirada de documentos.

Gostou do comentário? Deixe sua avaliação aqui embaixo!

B) Ordenação

Gabarito B

OPERAÇÕES DO ARQUIVAMENTO

Antes de guardar os documentos, o arquivista deverá obedecer uma série de etapas. São elas: Inspeção, Estudo, Classificação, Codificação, Ordenação e Guarda dos documentos.

Inspeção: O arquivista examina cada documento para verificar se os mesmos se destinam ao arquivamento. Mediante leitura do último despacho ou de rotinas preestabelecidas.

Estudo: Leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída, a existência de antecedentes bem como a necessidade de referências cruzadas.

Classificação: Consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas através de um processo interpretativo.

Codificação: Apõe-se nos documentos os símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado: letras, números, cores, letras e números e cores. É recomendável que se faça a lápis para futuras correções.

Ordenação: É disposição dos documentos de acordo com a codificação ou consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. Os documentos podem ser dispostos em pilhas, escaninhos ou classificadores, enquanto as fichas devem ser separadas por guias. São dois objetivos da ordenação:

·        Agilizar o arquivamento: gaveta e pasta abertas uma vez, o movimento é feito em uma só direção

·        Racionalização do Trabalho: Reunião de documentos de uma mesma pessoa ou sobre o mesmo assunto antes que o arquivista se dirija ao móvel arquivador.

Guarda dos documentos (arquivamento propriamente dito): É a colocação do documento na caixa, pasta, arquivo ou estante.

LETRA B CORRETA

Os procedimentos para organização dos documentos devem obedecer à seguinte sequência: 

1° - CLASSIFICAÇÃO

 → Leitura do documento para averiguar a qual código o mesmo pertence

→. Ajuda a definir a organização física dos documentos arquivados

→ Operação INTELECTUAL

→. Elabora esquemas para o agrupamento de documento

2° - ORDENAÇÃO;

→ reunião dos documentos que tratam do mesmo assunto, para agilizar o arquivamento e reduzir as ocorrências de erros.

→Operação INTELECTUAL

→ disposição de documentos dentro de uma unidade de classificação

3° - ARQUIVAMENTO

 → guarda do documento no local que lhe foi previamente definido.

→ Operação FÍSICA

→ Ação física de armazenar e acondicionar os documentos conforme as atividades anteriores.

A ordenação de arquivos é a organização dos documentos em unidades de arquivamento para facilitar o uso e a recuperação. O objetivo é agilizar o arquivamento e manter todos os documentos relacionados a um mesmo assunto reunidos.