Em relação ao setor de protocolo, assinale a alternativa inc...

Em relação à questão apresentada sobre o setor de protocolo, a alternativa incorreta é a B.

Alternativa Correta: B - Registro e Autuação

Vamos entender o porquê:

Registro e Autuação realmente se refere ao controle da tramitação dos documentos, seja por sistema manual ou informatizado, para identificar os departamentos pelos quais os documentos passam. No entanto, a alternativa B descreve a etapa de "controle de tramitação" como Registro e Autuação. Isso está incorreto, pois Registro e Autuação dizem respeito à abertura de um processo ou procedimento, e não ao controle de tramitação especificamente.

Agora, vamos analisar as alternativas corretas:

A - Classificação

Nesta etapa, o protocolo realiza a análise do documento para identificar seu assunto, classificando-o segundo o plano de classificação da instituição. O detalhe importante é que os envelopes das correspondências devem ser abertos pelo setor de protocolo para classificação, exceto quando forem sigilosos ou particulares, que devem ser abertos apenas pelos destinatários.

C - Recebimento

O setor de protocolo recebe documentos de várias origens, como correspondências do correio, malotes e documentos encaminhados por terceiros. Esta etapa é essencialmente a porta de entrada de qualquer documento enviado à instituição por terceiros.

D - Expedição/Distribuição

Expedição ou distribuição é a atividade de enviar o documento ao destinatário. A distribuição refere-se ao envio interno dentro da instituição, enquanto a expedição é direcionada a outra instituição.

Assim, a questão aborda conceitos fundamentais do setor de protocolo, como classificação, recebimento, registro e autuação, e expedição/distribuição. Para responder corretamente, é necessário compreender essas etapas e suas especificidades dentro da gestão de documentos.

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Gabarito: B

Registro e Autuação é a etapa em que o protocolo deverá fazer o controle da tramitação dos documentos, mediante sistema manual ou informatizado, no sentido de identificar os departamentos pelos quais passam os documentos. Tal controle sobre a movimentação dos documentos é importante para se saber em que local se encontra determinado documento em um dado momento, bem como para se consultarem os últimos andamentos realizados na sua tramitação.

Errado. Temos o conceito de Tramitação.

Tramitação são procedimentos formais definidas pela empresa. É o caminho que o documento percorre desde sua entrada na empresa até chegar ao seu destinatário (cumprir sua função).Todas as etapas devem ser seguidas sem erro para que o protocolo consiga localizar o documento. Quando os dados são colocados corretamente, como datas e setores em que o documento caminhou por exemplo, ajudará a agilizar a sua localização.

Fonte: https://materiasparaconcursos.com.br/2018/06/03/protocolo-recebimento-registro-distribuicao-tramitacao-e-expedicao-de-documentos/

Gab. B

Registro de Documentos

Uma vez recebida a correspondência (chamamos de correspondência todo documento que entra no órgão público antes de ser transformado em processo), o Setor de Protocolo tem a missão de ler, identificar os dados básicos do documento e cadastrar em um sistema. Hoje, normalmente esse sistema é informatizado, mas durante muito tempo foi feito em sistemas manuais, onde eram utilizadas fichas de controle, as chamadas fichas de protocolo. Esse cadastro dos dados é chamado de registro. Portanto, os documentos devem ser registrados pelo protocolo no momento em que dão entrada no órgão.

Esse registro (cadastro) é que vai permitir a localização dos documentos, quando necessária, uma vez que os dados básicos que o usuário informará para a busca dos documentos foram cadastrados em um sistema de controle e de busca. 

Autuação de Documentos

Uma vez cadastrado, o documento será analisado e, na maioria das vezes, no que se refere à esfera pública, transformado em processo. Essa transformação é chamada de autuação (no dia a dia é comum chamarmos de abertura ou formação de processo). O nome autuação está vinculado ao fato de que, tecnicamente, os populares processos são chamados de autos ou autos de processo, ou seja, autuação é o ato de transformar a correspondência (documento comum) em auto de processo. 

Um pedido de aposentadoria será transformado, portanto, em um processo de aposentadoria; um pedido de compra de material dará abertura a um processo licitatório, e assim por diante.

Tramitação de Documentos

Encontramos na bibliografia arquivística a seguinte definição para tramitação:

“Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado movimentação ou trâmite”.

Podemos concluir que tramitação é o caminho, o curso, a trajetória que o documento percorre desde a sua produção ou entrada na instituição até ser efetivamente resolvido. Cada documento terá sua tramitação definida a partir do assunto de que ele trata. Imagine, por exemplo, uma solicitação de aposentadoria. Ela terá sua tramitação a partir dos setores envolvidos no assunto (Recursos Humanos, Setor Jurídico, Setor Financeiro...).

Fonte: Apostila de Arquivologia - Protocolo, do Gran Cursos Online. Prof.: Elvis Miranda

Gabarito: B

Incorreta a letra B, pois:

• Registro/autuação é o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um numero de acompanhamento (autuação ou protocolização).

Registro: É a leitura, identificação e cadastro dos dados de acesso do documento em sistema manual ou informatizado (origem, espécie, assunto, interessado...)

Autuação: É a formação ou abertura de processo a partir do documento entregue no protocolo.