O Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos...

Alternativa correta: E - errado

Vamos entender o porquê dessa resposta. A questão aborda a automação aplicada aos documentos de arquivo e, especificamente, o Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD).

Primeiro, é essencial compreender o que é um SIGAD. O SIGAD é um sistema utilizado para a gestão de documentos arquivísticos, ou seja, documentos de valor administrativo, legal, fiscal ou histórico que devem ser geridos de acordo com normas arquivísticas específicas.

De acordo com a legislação e normas arquivísticas brasileiras, um SIGAD deve contemplar funcionalidades como protocolo, classificação, temporalidade e destinação. Além disso, deve garantir a segurança, autenticidade, integridade e acessibilidade dos documentos ao longo do tempo.

A questão sugeriu que um SIGAD pode ser dividido em funcionalidades de captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição. Embora esses termos possam se aplicar a sistemas de gestão de informação de forma geral, eles não são suficientes para caracterizar todas as demandas específicas de um SIGAD.

Vamos analisar os conceitos principais:

• Captura: Envolve a entrada de documentos no sistema, o que é um aspecto importante, mas não abrange todo o processo de gestão arquivística.
• Gerenciamento: É uma funcionalidade central, mas precisa ser detalhada em termos de classificação, temporalidade, entre outros.
• Armazenamento: Refere-se à guarda dos documentos, mas um SIGAD precisa garantir a preservação e acessibilidade ao longo do tempo.
• Distribuição: Envolve o acesso e a disseminação dos documentos, mas deve ser feita garantindo a segurança e a integridade dos mesmos.

Portanto, a resposta correta é errado (E) porque a definição fornecida na questão não abrange completamente os requisitos e funcionalidades necessárias para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) conforme as normas arquivísticas.

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 Gerenciamento eletrônico de documentos (GED):
Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades:
captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se por informação não estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, como
mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilhas etc.

Sistema de gestão arquivística de documentos
Conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja interação permite a eficiência e a eficácia da gestão arquivística de documentos.

ERRADA

SIGAD é um conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado.

Essa é a definição de Gerenciamento eletrônico de documentos (GED).   Está questão copiou a definição encontrada no e-Arq Brasil:

Gerenciamento eletrônico de documentos (GED). 
Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.  Entende-se por informação não estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, como mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha etc.

A definição do SIGAD é a seguinte:

Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD)

É um conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado. O SIGAD é aplicável em sistemas híbridos, isto é, que utilizam documentos digitais e documentosconvencionais. Inclui operações como: captura de documentos, aplicação do plano de classificação, controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e autênticos.

Fonte da pesquisa: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/earqbrasilv1.pdf

Um SIGAD é um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e, como tal, sua concepção tem que se dar a partir da implementação de uma política arquivística no órgão ou entidade.

Requisitos arquivísticos que caracterizam um SIGAD

• captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos arquivísticos;

• captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes

digitais do documento arquivístico como uma unidade complexa;

• gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos;

• implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos documentos (jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico);

• integração entre documentos digitais e convencionais;

• foco na manutenção da autenticidade dos documentos;

• avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação daqueles considerados de valor permanente;

• aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos;

• transferência e recolhimento dos documentos por meio de uma função de exportação;

• gestão de preservação dos documentos.

FONTE: E-ARQ BRASIL

O GED é aplicável ao contexto de organização da informação NÃO estruturada.