Em relação a Encerramento e Abertura de Volume em processos ...

A alternativa correta é: C - Somente a proposição I está errada.

Vamos entender o tema abordado na questão e os motivos para a escolha da alternativa correta.

Encerramento e Abertura de Volume em Processos Administrativos são procedimentos importantes na gestão documental e arquivística, garantindo a organização, conservação e fácil recuperação dos documentos. Esses procedimentos incluem a elaboração de termos específicos para registrar o fechamento de um volume e o início de outro.

Agora, vamos analisar cada proposição:

I. Ao final de cada volume encerrado é facultativo elaborar o Termo de encerramento de volume desde que no novo volume contenha o Termo de abertura de volume.

Esta proposição está errada. O termo de encerramento de volume é obrigatório e deve ser feito ao final de cada volume. Ele contém informações essenciais, como a quantidade de folhas e a data do encerramento, garantindo a continuidade e a integridade do processo administrativo. O termo de abertura de volume no novo volume não substitui a necessidade do termo de encerramento no volume anterior.

II. Para evitar a quebra de páginas de documentos que não poderiam ser desmembrados é autorizado o encerramento de volume, com menor ou maior número de folhas do que o limite estabelecido pelo órgão público.

Esta proposição está correta. Em algumas situações, é permitido flexibilizar o número de folhas de um volume para evitar que documentos sejam divididos inadequadamente. Isso é importante para manter a integridade das informações e a lógica do processo documental. A prática é aceita para garantir que documentos que devam ser mantidos juntos não sejam separados por limitações rígidas de número de folhas.

Portanto, a proposição I está incorreta, enquanto a proposição II está correta, justificando a escolha da alternativa C.

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No encerramento de volume o Serviço de Protocolo Administrativo deverá 

seguir a seguinte metodologia: 

a) Receber o processo tramitado pela unidade;

b) Gerar o “TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME”, no SIGAD;

c) Imprimir e inserir o termo após a última folha do volume encerrado;

d) Proceder à abertura de um novo volume.

NÃO É FACULTATIVO!

Se estiver errado, por favor me avisar.

II. Para evitar a quebra de páginas de documentos que não poderiam ser desmembrados é autorizado o encerramento de volume, com menor ou maior número de folhas do que o limite estabelecido pelo órgão público. CERTO

O encerramento dos processos será:

a)Por indeferimento do pleito;

b)Pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes;

c)Pela expressa desistência do interessado;

d)Quando seu desenvolvimento for interrompido por período superior a um ano, por omissão da parte interessada.

Os autos não deverão exceder a 200 folhas em cada volume, e a fixação dos colchetes observará a distância, na margem esquerda, de cerca de 2cm.

Quando a peça processual contiver número de folhas excedente ao limite fixado nesta norma, a partir do próximo número, formar-se-ão outros volumes.

Não é permitido desmembrar documento, e se ocorrer a inclusão de um documento que exceda às 200 folhas, esse documento abrirá um novo volume.

Fonte: PORTARIA NORMATIVA Nº 05

GAB:C

LETRA C

Encerramento de volume:

1. Verificar o número de folhas do volume dos autos, abrindo-se outro quando se atingir, aproximadamente, 200 folhas.

2. Observar para que os documentos mantenham sua seqüência de juntada, no mesmo volume, evitando-se separar documentos e petições.

2.1. as folhas em branco devem receber um carimbo com a expressão “em branco” ao longo de extensão, e nelas não deve ser lançado nenhum termo ou afixado qualquer documento.

3. Certificar o encerramento de volume da seguinte maneira: “Certifico que, nesta data, encerrei o volume (nº) destes autos do processo (nº), iniciando-se o volume (nº) à fl. (nº da folha). Dou fé. Local e data. Gerente de Secretaria”

4. Registrar no verso da folha certificada, de forma destacada, os dizeres: “Volume encerrado”.

Abertura de volume:

5. Formar o novo volume com nova capa e etiqueta, contendo as folhas que foram separadas.

5.1. numerar e rubricar todas as folhas, sendo que a capa corresponde à folha nº01 e a primeira folha da petição inicial receberá o nº02;

5.2. renumerar as folhas do processo em caso de numeração incorreta das folhas do processo, certificando-se tal ato.

6. Certificar, na primeira folha do volume que está sendo iniciado, da seguinte maneira: “Certifico que procedi nesta data à formação deste volume (nº) dos autos do processo (nº), que se inicia à fl. (nº da folha). Dou fé. Local e data. Gerente de Secretaria.”

7. Numerar o novo volume seqüencialmente, desconsiderando o termo de abertura, bem como capa da autuação.

8. Amarrar os volumes devidamente com “barbante cordoné Nº 00-Branco”.

9. Dar o devido andamento.

fonte: https://www.tjmg.jus.br/portal-tjmg/acoes-e-programas/gestao-de-primeira/varas-criminais/encerramento-e-abertura-de-volumes-de-autos-judiciais-2.htm#