A gestão documental é sustentada por etapas que garantem nor...

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Ano: 2021 Banca: VUNESP Órgão: SES-PB Prova: VUNESP - 2021 - SES - PB - Assistente Administrativo |

Q1867987 Arquivologia

A gestão documental é sustentada por etapas que garantem normas e padrões para a produção, o controle da acumulação e o uso dos documentos de arquivo. A etapa de avaliação constitui-se um processo essencial que consiste em

estudo analítico do órgão produtor e dos documentos produzidos. Trata-se de levantamento de dados sobre o órgão produtor, seu elemento orgânico e funcional que determinam as características que apresentam a tipologia documental.

agrupar ou separar documentos conforme as funções e atividades administrativas dos órgãos que os produziram, de forma hierarquicamente sistematizada, do geral para o particular, em classes, subclasses, grupos e subgrupos.

exame do processo para verificar se o documento se destina realmente ao arquivamento, se possui anexo e/ou apenso e se a classificação atribuída será mantida ou alterada e atribuição dos prazos de guarda.

reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. Esta etapa tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros.

atribuir valores aos documentos e analisar seu ciclo de vida, com a finalidade de estabelecer os prazos que os documentos poderão ser transferidos aos arquivos intermediário, recolhidos aos arquivos permanente, ou eliminados.

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