O sucesso de um evento está ligado ao grau de elaboração de ...

Vamos discutir a questão apresentada e esclarecer por que a alternativa B está incorreta.

Alternativa correta: B

A alternativa B está incorreta porque define o Briefing de maneira inadequada. O Briefing não é um cronograma contendo a descrição das atividades e seus prazos. Na verdade, o Briefing é um documento que coleta e organiza informações essenciais para a concepção e planejamento de um evento. Ele inclui informações sobre os objetivos do evento, público-alvo, mensagens-chave, orçamento, entre outros detalhes. Um cronograma é um componente do planejamento de um evento, mas não se confunde com o Briefing.

Explicação das alternativas incorretas:

Alternativa A: Esta alternativa está correta. As primeiras decisões em um planejamento de evento realmente devem considerar a definição dos objetivos, equipe, público-alvo, data, local e recursos necessários. Esses são os pré-requisitos essenciais para iniciar o planejamento de qualquer evento.

Alternativa C: Esta alternativa também está correta ao afirmar que a organização de um evento é dividida em três etapas: pré-evento, transevento e pós-evento. Cada uma dessas etapas envolve atividades específicas, desde o planejamento inicial até a execução e avaliação do evento.

Alternativa D: Esta alternativa está correta ao referir-se ao pós-evento. É realmente o momento de reunir todos os envolvidos para fazer uma avaliação completa do evento, discutir o que funcionou bem e o que pode ser melhorado, além de realizar a prestação de contas.

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Fonte: Curso Técnico em Secretariado - Escola Estadual de Educação Profissional - EEEP Ensino Médio Integrado à Educação Profissional - Secretaria de Educação do Governo do Estado do Ceará.

A organização de um evento é divido em três etapas: pré-evento, transevento e pós-evento.

Pré-evento: Aqui é onde você vai planejar o evento e organizar conforme o objetivo que deseja alcançar. Essa é a fase mais difícil, pois terá que conciliar o interesse, o formato mais adequado, ter uma ideia atrativa e que agrade todo o seu público alvo. É importante que nesta fase você faça um briefing, que é analisar por completo todas as necessidades, objetivos e expectativas do evento. Após ter feito isso, escolha uma data e local, realize orçamentos e propostas e após ter escolhido a melhor, formalize tudo o que foi acertado com um contrato.

Transevento: Aqui é a hora de colocar as mãos na obra. É a parte prática da organização. É preciso tomar muito cuidado para que tudo saia conforme foi planejado. Crie um cronograma com a descrição das atividades a serem executadas e seus prazos, assim você consegue ter uma noção mais exata do tempo que necessita para organizar tudo com bastante calma. Checklist nesta etapa é indispensável. Aqui você vai listar absolutamente tudo que envolve seu evento. Conforme for resolvendo, vai marcando com um ok. Aqui você também deve colocar quem é responsável pelo o que e quais as funções de cada membro do grupo na organização do evento. Junte o cronograma, o checklist e a lista de membros com as responsabilidades tudo em um mesmo arquivo, assim você tem uma centralização de informações e ganha em agilidade, pois não precisa ficar procurando papéis. Lembre disso secretária (o), devemos ser práticas (os)!

Pós-evento: É a hora de reunir todos os envolvidos no evento para discutir sobre avaliação, prestação de contas, o que houve de errado, se o objetivo do evento foi alcançado.