Leia as afirmativas e dê valores Verdadeiro (V) ou Falso (F...

A alternativa correta é C - V - V - F.

Vamos analisar cada afirmativa:

( ) A Tabela de Temporalidade Documental deve ser elaborada definindo o prazo de guarda dos documentos com base na legislação vigente e nas particularidades da Instituição, possibilitando a adoção de critérios para guarda e descarte dos documentos, maior confiabilidade em ações de expurgo, redução de custos operacionais, racionalização de espaço físico, materiais e recursos humanos.

Esta afirmativa é verdadeira. A Tabela de Temporalidade Documental é um instrumento essencial na gestão de documentos. Ela especifica os prazos de guarda e o destino final dos documentos, seja a eliminação ou a preservação permanente. Esses prazos são definidos considerando a legislação vigente e as necessidades específicas da instituição, promovendo eficiência na gestão documental, redução de custos e otimização de recursos.

( ) Quando um documento é transmitido eletronicamente, a versão original é aquela recebida, pois a transmissão adiciona metadados, tornando-o mais completo e com capacidade de gerar consequências. Nessa situação, o documento mantido pelo remetente é classificado como uma cópia.

Esta afirmativa é verdadeira. No contexto de documentos eletrônicos, o documento recebido é considerado o original devido aos metadados gerados durante a transmissão, que podem incluir informações sobre a data e hora de envio e recebimento, autenticidade e integridade do documento. O documento mantido pelo remetente é, assim, considerado uma cópia, já que não possui esses metadados adicionais.

( ) O descarte de um documento pode ser realizado utilizando um instrumento informal contendo apenas uma lista dos documentos que serão eliminados.

Esta afirmativa é falsa. O descarte de documentos deve seguir procedimentos formais e ser documentado de maneira adequada. Um instrumento informal não atende aos requisitos de segurança e transparência exigidos para o expurgo de documentos. É necessário um instrumento oficial, como um Termo de Eliminação de Documentos, que deve ser aprovado por uma autoridade competente e registrar o processo de eliminação de forma detalhada.

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Gabarito C

Assertivas corretas: 1a e 2a

Erro da 3a assertiva:

O descarte de documentos não pode ser realizado apenas com um instrumento informal contendo uma lista dos documentos a serem eliminados.

De acordo com o Decreto 10.278/2020, que regulamenta o descarte de documentos no Brasil:

O descarte de documentos deve seguir regras específicas para garantir que os arquivos digitalizados tenham a mesma validade legal que os originais.

Além disso, existem seis tipos de documentos que não se enquadram nas regras do decreto:

1. Documentos nato digitais: São aqueles produzidos originalmente em formato digital, como a Carteira Nacional de Habilitação (CNH) Digital.
2. Documentos referentes a operações e transações no sistema financeiro nacional.
3. Documentos em mídia de armazenamento do tipo microfilme.
4. Documentação audiovisual.
5. Documentos de identificação.
6. Documentos de porte obrigatório.

É fundamental seguir as diretrizes do decreto e realizar o descarte de documentos de forma adequada, considerando a importância da integridade e da conformidade legal.

Fontes: https://stoque.com.br/abaris/descarte-de-documentos/

https://www.menno.com.br/blog/descarte-de-documentos/

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