Na gestão híbrida (física e digital) de documentos do CISNO...

Tema Central da Questão:

Esta questão aborda a gestão híbrida de documentos, ou seja, a administração eficiente de documentos tanto em formato físico quanto digital. Na prática, os arquivos de uma organização podem estar distribuídos nesses dois formatos, e a gestão eficaz deles é fundamental para assegurar a rastreabilidade e a integração das informações. Para responder a esta questão, é necessário compreender como esses dois tipos de documentos podem ser geridos de forma conjunta e eficiente.

Justificativa da Alternativa Correta:

A alternativa A é a correta: "Manter sistema de referência cruzada entre os documentos físicos e digitais, garantindo rastreabilidade e integração completa das informações em ambos os suportes."

Esta alternativa é adequada porque, na gestão híbrida, é essencial que os documentos físicos e digitais estejam conectados por meio de sistemas de referência cruzada. Isso significa que, quando um documento é acessado em um formato, deve haver uma maneira de localizar seu equivalente ou associado no outro formato. Essa integração garante que a informação seja precisa e fácil de encontrar, independentemente de seu formato original.

Análise das Alternativas Incorretas:

B - "Eliminar gradualmente documentos físicos."
Eliminar documentos físicos sem uma estratégia definida pode resultar na perda de informação valiosa. A gestão híbrida não se foca em eliminar documentos, mas sim em manter ambos os formatos de maneira eficiente.

C - "Arquivar separadamente cada formato."
Arquivar separadamente sem qualquer ligação ou sistema de referência pode levar à desorganização e dificuldade de acessar informações completas, prejudicando a eficiência da gestão documental.

D - "Priorizar a digitalização total do acervo."
Embora a digitalização seja uma tendência, priorizá-la de forma exclusiva pode não ser viável ou necessário para todas as organizações. A gestão híbrida visa justamente equilibrar os dois formatos.

E - "Manter dois sistemas paralelos independentes."
Manter sistemas independentes para cada formato pode criar silos de informação, dificultando o acesso integrado e a sincronização de dados entre documentos físicos e digitais.

Compreendendo esses pontos, fica claro por que a alternativa A é a melhor escolha. A gestão híbrida eficaz requer um sistema que permita a integração entre documentos físicos e digitais, garantindo que ambos os formatos sejam igualmente acessíveis e úteis.

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Meu Deus, que prova foi essa?