A respeito das funções arquivísticas de criação, aquisição e...

Certo!

A organização dos arquivos deve começar no momento da produção dos documentos ,classificação, armazenamento, recuperação e destinação.

Se a organização for deixada para etapas posteriores, pode haver perda de informações, dificuldade na recuperação de dados e até problemas legais ou administrativos.

A afirmação está absolutamente correta. A organização dos arquivos, sejam eles digitais ou físicos, deve ser iniciada no momento da produção dos documentos. Essa prática, conhecida como gestão de documentos desde a origem, traz inúmeros benefícios para as instituições.

• Ao organizar os documentos desde a sua criação, é possível evitar o acúmulo desnecessário de informações e facilitar a localização rápida dos documentos quando necessário.
• Isso garante que os documentos sejam armazenados de forma adequada desde o início, seguindo critérios de classificação e ordenação predefinidos.

• A organização desde a produção contribui para a preservação da integridade e autenticidade dos documentos, evitando perdas, extravios ou danos.
• Ao aplicar os princípios da arquivologia desde a criação, garante-se que os documentos com valor permanente sejam identificados e preservados adequadamente para as futuras gerações.

• Ao evitar o acúmulo de documentos desnecessários, a organização desde a produção reduz os custos com armazenamento, conservação e pessoal.
• A otimização do espaço físico e a agilidade na localização dos documentos também contribuem para a economia de recursos.

• Uma gestão de documentos eficiente, iniciada desde a produção, facilita o acesso à informação por parte dos cidadãos e dos servidores públicos.
• A organização dos arquivos contribui para a transparência da gestão pública e para o cumprimento da legislação sobre acesso à informação.

• A organização dos arquivos desde a produção auxilia as instituições a cumprir as exigências legais relacionadas à gestão de documentos, como a Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/91) e suas regulamentações.

A organização dos arquivos, sejam eles digitais ou físicos, deve ser encarada como um processo contínuo, que se inicia no momento da produção dos documentos. Essa prática traz inúmeros benefícios para as instituições, como eficiência, preservação da informação, economia de recursos, transparência e conformidade legal.