A gestão de documentos compreende três fases (Produção, Util...

As fases - produção, utilização e destinação - fazem parte do programa simplificado de gestão de documentos. De acordo com a Lei nº 8.159/91, há outras fases que compõem o programa geral de gestão de documentos. 

Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Tendo as fases em mente, tanto do programa geral quanto do simplificado, a questão quer que se identifique qual alternativa faz referência a uma atividade desenvolvida na fase de utilização da gestão de documentos.

a) Os prazos de guarda são definidos na fase de avaliação e não utilização. Errada.
b) A definição de quais documentos serão recolhidos aos arquivos permanentes, e quais são eliminados é feita na fase de destinação. Errada.
c) As normas de acesso aos documentos são elaboradas na fase de utilização, definindo-se os critérios, as formas de acesso e todos os pontos necessários a promovê-lo. Certa.
d) A criação de documentos ocorre no momento de produção. Errada.
e) Essa ação é desenvolvida na fase de produção. Errada

Fonte: BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. 

Gabarito do Professor: C

GABARITO: LETRA C

As três fases básicas da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação.

1ª Fase (Produção) Refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim, o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação. Recomenda-se, nessa fase, evitar a reprodução desnecessária de documentos, pois o acúmulo desordenado de papéis implicará em maior dificuldade do controle das informações no arquivo.

2ª Fase (Utilização) Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Essa fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação. O arquivamento também será controlado nesta etapa. Desenvolve-se, também, a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação.

3ª Fase (Avaliação e Destinação) Envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.

Gabarito C

Fases da Gestão de Documentos (PUAD)

Produção de Documentos (Primeira fase)

Utilização de Documentos (Segunda fase)

Avaliação e Destinação de Documentos (Terceira fase)

Utilização de Documentos (Segunda fase) :

Aqui partimos para a fase do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, Tramitação), de Expedição e de organização e arquivamento em de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou cientificas das instituições.

Fonte: Professor Ronaldo Fonseca - Arquivologia /Gestão de Documentos

GABARITO: LETRA C

1) Produção de documentos:

- elaboração dos documentos em decorrência das atividades dos órgãos

 

2) Utilização de documentos:

- Protocolo, recebimento, classificação, registro, organização, arquivamento de documentos na fase corrente e intermediária.

- Elaboração de normas de acesso às informações

- Recuperação de informações

 

3) Avaliação e destinação de documentos:

- Análise dos documentos acumulados

- Avaliação/seleção de documentos acumulados

- Estabelece prazos de guarda

FONTE: QC

1º Fase: Produção ou criação. Atividades relacionadas:

·        Abrange definição de normas, conteúdo, padrão, formato e trâmite.

·        Criação apenas dos documentos essenciais à administração;

·        Evitar duplicação e emissão de vias desnecessárias;

·        Consolidar os atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência;

·        Criar ou extinguir modelos de documentos e formulários;

·        Adequar e melhorar o aproveitamento de recursos reprográficos (para cópias de documentos) e informáticos;

·        Escolher de forma adequada materiais e equipamentos ligados à produção de documentos;

·        Selecionar de forma adequada recursos humanos na instituição.

2º Fase: Utilização. Atividades relacionadas:

·        Protocolo, que visa o recebimento, classificação, registro, distribuição, controle de tramitação de documentos,

·        Organização e arquivamento dos documentos no arquivo (escolha dos métodos a serem adotados e cuidados na conservação e preservação dos documentos);

·        Elaboração de normas para recuperação (localização) das informações.

·        Elaboração de normas de acesso (tanto para empréstimo como para consulta); (GABARITO)

3º Fase: Avaliação e Destinação A avaliação se desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda (instrumentalizado pela tabela de temporalidade), determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição. A destinação é um conjunto de operações subsequentes à fase de avaliação (a avaliação vem primeiro), visando encaminhá-los à guarda temporária (transferência) ou permanente (recolhimento), à eliminação ou à microfilmagem.

A avaliação tem como instrumento a tabela temporalidade

A classificação tem como instrumento o plano de classificação

2ª Fase: Utilização e Conservação Para Marilena Leite Paes:

Esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de docu�mentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou cientí�ficas das instituições.

A fase de utilização e conservação envolve:

• protocolo, que visa o controle da tramitação dos documentos;

• organização e arquivamento dos documentos no arquivo (escolha dos métodos a serem adotados e cuidados na conservação e preservação dos documentos);

• elaboração de normas de acesso (tanto para empréstimo como para consulta);

• elaboração de normas para recuperação (localização) das informações.