De acordo com o ciclo vital dos documentos, teoria das três ...

Arquivos de segunda idade ou intermediários são constituídos de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.

Arquivos de primeira idade ou correntes são constituídos de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados.

Arquivos de segunda idade ou intermediários – neles a permanência dos documentos é definitiva.

Arquivos de terceira idade ou permanentes são constituídos de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental.

Os arquivos correntes, intermediários e permanentes deverão estar localizados próximos às repartições que os receberame os produziram.