Só devem ingressar no arquivo permanente os documentos

A alternativa correta é: E - liberados de restrições de acesso.

Vamos entender o contexto da questão, que aborda o tema dos arquivos permanentes. Arquivos permanentes são aqueles que possuem valor histórico, administrativo, legal, ou informacional suficiente para serem preservados indefinidamente. A gestão desses arquivos envolve a correta identificação e armazenamento de documentos que não devem ser descartados e que necessitam ser acessíveis para futuras consultas.

Agora, vamos analisar cada alternativa:

Alternativa E: A correta. Para que um documento possa ingressar no arquivo permanente, ele deve estar liberado de restrições de acesso. Isso se deve ao fato de que arquivos permanentes devem ser acessíveis ao público e não podem ter restrições legais ou de sigilo que impeçam essa consulta.

Alternativa A: Incorreta. Embora os documentos relacionados às atividades-fim da instituição possam ser muito importantes, nem todos são destinados ao arquivo permanente. Apenas aqueles que possuem valor permanente, histórico ou informacional, devem ser preservados indefinidamente.

Alternativa B: Incorreta. O suporte de durabilidade comprovada é um fator importante na conservação de documentos, mas não é o critério que define a entrada de um documento no arquivo permanente. O valor do conteúdo do documento é o que realmente importa.

Alternativa C: Incorreta. O tempo de permanência no arquivo intermediário (10 anos ou mais) não é o critério para a transferência para o arquivo permanente. A transferência é determinada pela avaliação do valor histórico ou informacional contínuo dos documentos, independentemente do tempo.

Alternativa D: Incorreta. A indicação em pesquisa junto aos usuários pode ser um indicativo de que o documento é importante, porém, a transferência para o arquivo permanente deve ser baseada em critérios de valor histórico, administrativo ou informacional, não apenas na popularidade ou utilidade momentânea.

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Resposta: E) liberados de restrições de acesso.

A interpretação dessa alternativa (E) se dá devido ao conceito de acesso aos documentos, um dos princípios fundamentais da arquivologia. A natureza do arquivo permanente é a preservação de documentos com valor histórico, informativo ou probatório. Esses documentos são conservados para uso contínuo, não apenas pela administração que os gerou, mas também por terceiros, como pesquisadores e o público em geral.

Nesse contexto, a restrição de acesso torna-se uma barreira. Documentos com restrições prolongadas não se encaixam na finalidade primordial do arquivo permanente. Assim, antes que um documento possa ser transferido para o arquivo permanente, ele deve estar liberado de todas as restrições de acesso.

A) correspondentes às atividades-fim da instituição. Embora documentos que reflitam as atividades-fim sejam cruciais para a história e identidade de uma instituição, isso não garante que todos esses documentos se qualifiquem para preservação a longo prazo no arquivo permanente. Por outro lado, documentos relacionados às atividades-meio também podem ter relevância histórica, informativa ou probatória. Assim, a mera correspondência às atividades-fim não é critério suficiente ou exclusivo para determinar a inclusão no arquivo permanente.

B) em suporte de durabilidade comprovada. Enquanto a durabilidade do suporte é importante para a preservação, não é o critério definitivo para determinar se um documento deve ser mantido em arquivo permanente. Muitos documentos em suportes menos duráveis podem ser transferidos para um suporte mais adequado se seu conteúdo for considerado de valor permanente. Além disso, o suporte por si só não define a relevância do conteúdo do documento.

C) que permaneceram 10 anos ou mais no arquivo intermediário. O tempo que um documento permanece no arquivo intermediário é baseado na tabela de temporalidade, que estabelece prazos para retenção com base na utilidade administrativa, legal, fiscal e, em alguns casos, histórica dos documentos. O período de 10 anos não é um padrão fixo ou determinante para decidir se um documento deve passar para o arquivo permanente. A temporalidade e a relevância são determinadas pelo conteúdo do documento, e não pelo tempo que ele permanece em uma determinada fase do ciclo vital.

D) indicados em pesquisa junto aos usuários. As opiniões dos usuários são valiosas para avaliar a utilidade e relevância de documentos, especialmente nos arquivos correntes e intermediários. Entretanto, a decisão de incluir um documento no arquivo permanente é técnica e segue critérios pré-estabelecidos, e não pode ser decidida apenas pela demanda ou interesse dos usuários.

Conclusão: A interpretação da banca sugere que, para um documento ser considerado para o arquivo permanente, a ausência de restrições é mais crítica do que a correspondência com as atividades-fim da instituição.