Assinale a alternativa que apresenta as três fases que a Ge...

A alternativa correta é: C - Produção, utilização e destinação

A questão aborda os três momentos principais da Gestão Documental, que é um processo essencial para garantir que os documentos de uma organização sejam tratados de forma adequada, desde sua criação até seu arquivamento ou descarte. Para responder corretamente, é necessário ter conhecimentos sobre as fases que envolvem a gestão de documentos, conforme os princípios da arquivologia.

Justificativa da Alternativa Correta:

A Gestão Documental é dividida em três fases principais:

• Produção: Esta fase envolve a criação e/ou recebimento dos documentos. É o ponto inicial em que o documento é gerado ou incorporado ao sistema da organização.
• Utilização: Na fase de utilização, os documentos são ativos e frequentemente acessados para consulta, apoio a processos e tomadas de decisão. Eles são utilizados para cumprir funções administrativas, legais ou informativas.
• Destinação: Esta fase trata da decisão final sobre o destino dos documentos, que pode incluir arquivamento permanente, transferência para um arquivo intermediário ou descarte. A destinação é baseada em critérios de valor documental, histórico e legal.

Análise das Alternativas Incorretas:

A - Corrente, intermediária e permanente: Esta alternativa refere-se às fases do ciclo de vida dos documentos e não às fases da gestão documental. Os documentos passam por essas etapas de acordo com seu valor e uso, mas isso não representa o processo de gestão.

B - Valor, acesso e localização: Embora esses sejam conceitos importantes na arquivologia, não representam as fases da gestão documental. Eles são mais aplicáveis na avaliação e administração dos documentos.

D - Identificação, utilização e destino: Apesar de similar, esta alternativa está incorreta porque não inclui a fase de produção. A fase de identificação é um passo preliminar na gestão, mas não abrange todo o processo.

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Alternativa C, A gestão documental se divide em três fases: produção; utilização; e destinação.

alternativa A

Produção, utilização e destinação

Arquivologia, hoje, é gestão de documentos e de informações e não mais somente a organização

física dos documentos.

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Há a divisão entre valor primário (correntes, intermediários) e valor secundário (permanentes);

Valor administrativo, fiscal e legal - primário;

Valor histórico, cultural e probatório - secundário.

Obs.: um documento já pode nascer com valor secundário (Ex: regimento);

Obs.2: o documento é transferido do corrente pro intermediário e recolhido do intermediário pro permanente;

Obs.3: o acesso aos documentos correntes é restrito aos produtores.

--> LEMBRAR DO PUD DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

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Obs.: Gestão de Documentos não abrange a elaboração de normas.

--> CONCEITOS IMPORTANTES:

• Arranjo - modo de organização dos arquivos permanentes, respeita a ordem original;
• Conservação - desacelerar o processo de degradação;
• Preservação - normas;
• Restauração - reversão de danos.

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Fonte: Prof Serenna Alves

Gab: C

A gestão de documentos é dividida em três fases, sendo elas:

Produção: Corresponde à produção dos documentos em decorrência do exercício das atividades da instituição e engloba: elaboração de formulários e correspondência; controle da produção, evitando a replicação e a produção de cópias desnecessárias; aperfeiçoamento do uso de recursos reprográficos e informáticos; escolha de materiais, equipamentos e procedimentos adequados.

Utilização: Corresponde às atividades necessárias para a garantia do uso e cumprimento da função administrativa para qual o documento foi criado, assim como a sua guarda após os trâmites serem cessados. Essa fase engloba: atividades de protocolo, classificação, organização,

elaboração de normas de acesso, gestão de arquivos correntes e intermediários, implantação de sistemas de arquivo e recuperação das informações necessárias ao desenvolvimento das atividades da Instituição.

Destinação: Caracteriza-se pelo estabelecimento de prazos de guarda e destinação dos documentos, no qual se determina quais documentos devem ser eliminados após determinado período e quais deverão ser conservados permanentemente por possuírem valor secundário (histórico, probatório ou informativo), por meio das atividades de avaliação, análise e seleção..