Um órgão público está implementando um novo sistema de gestã...

A alternativa correta é a C - 1. Produção 2. Utilização 3. Destinação.

Vamos entender melhor o tema central da questão: a gestão de documentos. Este conceito é fundamental na Arquivologia, pois trata do ciclo de vida dos documentos dentro de uma organização. Esse ciclo é normalmente dividido em três fases principais: produção, utilização e destinação.

Produção: É a fase em que os documentos são criados, gerados ou recebidos. No contexto da questão, a situação 1, "a grande quantidade de documentos gerados diariamente nos setores administrativos", claramente refere-se a documentos que estão em processo de criação.

Utilização: Nesta etapa, os documentos são frequentemente acessados e usados. A situação 2, "a dificuldade em acessar informações de arquivos que estão sendo constantemente consultados", se relaciona diretamente com a utilização, pois envolve o uso contínuo e necessidade de acesso rápido aos documentos.

Destinação: A fase de destinação refere-se ao que será feito com os documentos que não são mais necessários. Isso pode incluir a destruição ou o arquivamento permanente. A situação 3, "a necessidade de eliminar ou arquivar permanentemente documentos acumulados que já não possuem utilidade administrativa, legal ou fiscal", se encaixa na destinação.

Justificando a alternativa correta: A alternativa C classifica corretamente as etapas identificadas no enunciado. A ordem apresentada na alternativa C alinha-se logicamente com o ciclo de vida documental: primeiro os documentos são produzidos, depois são utilizados e, por fim, recebem uma destinação adequada.

Analisando as alternativas incorretas:

• A - 1. Produção 2. Destinação 3. Utilização: Inverte as etapas de destinação e utilização, o que não corresponde à sequência correta do ciclo de vida documental.
• B - 1. Utilização 2. Produção 3. Destinação: Troca a ordem das fases iniciais, colocando utilização antes da produção, o que é ilógico, pois não se pode utilizar antes de produzir.
• D - 1. Destinação 2. Utilização 3. Produção: Inverte completamente a ordem lógica das fases, começando por destinação, o que não faz sentido no fluxo de documentos.

Entender a sequência das fases na gestão de documentos é essencial para a organização e eficiência dos arquivos em qualquer instituição. A correta aplicação desses conceitos assegura que os documentos sejam geridos de forma eficaz, desde sua criação até sua destinação final.

Gostou do comentário? Deixe sua avaliação aqui embaixo!