Os serviços relacionados ao recebimento de documentos, regis...

A alternativa correta é: A - Protocolo.

Os serviços relacionados ao recebimento de documentos, registro, controle de tramitação e expedição de correspondências são típicos das atividades de Protocolo.

Vamos entender por que essa é a alternativa correta e analisar as demais opções:

Protocolo (Alternativa A): O Protocolo é um conjunto de procedimentos que incluem o recebimento de documentos, registro dos mesmos, controle de tramitação dentro da instituição e a expedição de correspondências. Ou seja, envolve todas as etapas administrativas relacionadas ao manejo de documentos dentro de uma organização pública. Este é um setor crucial para garantir a organização e a eficiência no fluxo de informações.

Classificação (Alternativa B): A Classificação é o processo de organização dos documentos em categorias ou grupos, de acordo com critérios previamente estabelecidos, como o assunto, a função ou a origem. Embora essencial para a gestão documental, a classificação não abrange o recebimento, controle de tramitação ou expedição de correspondências.

Arquivamento (Alternativa C): O Arquivamento diz respeito ao ato de guardar documentos de forma sistemática para facilitar sua recuperação futura. Envolve práticas como a definição de um local apropriado, a classificação e a conservação dos documentos. Contudo, o arquivamento não inclui o registro, controle de tramitação ou expedição de correspondências.

Rastreabilidade (Alternativa D): A Rastreabilidade refere-se à capacidade de seguir o histórico, a aplicação ou a localização de um item a partir de registros documentados. Embora importante para garantir a transparência e o controle de processos, a rastreabilidade por si só não engloba o recebimento, registro, controle de tramitação e expedição de correspondências.

Dessa forma, a alternativa que melhor descreve o conjunto de atividades mencionadas na questão é a alternativa A - Protocolo.

Gab: A (protocolo)

Consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes.

LETRA A CORRETA

O protocolo realiza as seguintes atividades:

– Recebimento – Registro – Autuação – Classificação – Expedição/Distribuição – Controle/Movimentação

RECEBIMENTO

É a etapa que consiste em receber os documentos que entram na instituição ou ainda aqueles produzidos nos próprios setores do órgão para que sejam formalizados.

REGISTRO

É o procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básicos do documento em um sistema de controle (informatizado ou manual). Tais dados serão utilizados quando da localização do documento por parte do interessado.

AUTUAÇÃO

É o procedimento no qual documentos são transformados em processos. Tal operação exige a inserção de capa específica, a numeração das páginas que irão constituir o processo e ainda a atribuição de um número que o identificará. Na prática, esta atividade é conhecida como abertura ou formação de processos.

CLASSIFICAÇÃO

Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará análise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os códigos existentes no Plano de Classificação da instituição. Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, deverão ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificação dos mesmos, desde que não sejam particulares (documentos não oficiais) ou sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou reservados). Tais documentos (particulares e sigilosos) deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários, sem a necessidade de registro ou autuação, pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão abrir estes documentos. Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) deverão ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatários.

EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO

É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Distribuição é a remessa dos documentos às unidades responsáveis sobre a matéria nele tratadas, dentro do próprio órgão. Expedição é o envio do documento para outro órgão da administração pública.

CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO (TRAMITAÇÃO)

É a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes. Tal movimentação é realizada através de sistemas informatizados de protocolo ou de controles manuais (livros ou fichas de protocolo)

Protocolo.