A criação ou extinção de modelos e formulários faz parte da ...

gabarito E

Produção – Os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão, evitando-se, dessa forma, que sejam elaborados os não essenciais. Assim, diminui o volume a ser manuseado, facilitando o controle da massa documental.

Esta fase abrange os seguintes elementos:

– gerenciamento de fichas e formulários (produção ou eliminação);

– controlar os atos normativos (produção, atualização e divulgação desses documentos: decretos, estatutos, portarias, entre outros);

– aproveitar de forma adequada os recursos reprográficos e informáticos (relacionados à automação de arquivos);

– escolher materiais (de consumo e permanente) para as tarefas arquivísticas;

– selecionar e capacitar pessoal para trabalhar com a documentação.

Gabarito (Errado)

Esta questão está no tema "Gestão de documentos".

O item cobrado pela questão vai estar em azul.

O que é gestão de documentos?  Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Fases da gestão de documentos é PUD:

1º Fase: Produção (ou criação)

2º Fase: Utilização (ou utilização e conservação);

3º Fase: Destinação (ou avaliação e destinação) 

"Primeiro você produz o documento, depois você o utiliza e, por fim, o destina.

1º Fase: Produção ou criação, atividades relacionadas:

• abrange definição de normas, conteúdo, padrão, formato e trâmite.

• Criação apenas dos documentos essenciais à administração;

• Evitar duplicação e emissão de vias desnecessárias;

• Consolidar os atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência;

• Criar ou extinguir modelos de documentos e formulários (observe que a questão afirmou que ela estaria na 2º fase, que é a de utilização, mas não! Ela está na primeira, que é a de produção);

• Adequar e melhorar o aproveitamento de recursos reprográficos (para cópias de documentos) e informáticos;

• Escolher de forma adequada materiais e equipamentos ligados à produção de documentos;

• Selecionar de forma adequada recursos humanos na instituição.

2º Fase, que é a de utilização, atividades relacionadas:

• Protocolo, que visam o controle da tramitação dos documentos;

• Organização e arquivamento dos documentos no arquivo (escolha dos métodos a serem adotados e cuidados na conservação e preservação dos documentos);

• Elaboração de normas para recuperação (localização) das informações.

• Elaboração de normas de acesso (tanto para empréstimo como para consulta);

3º Fase, avaliação ou destinação:

Nessa etapa, então, teríamos a atividade de avaliação, que consiste na definição dos prazos de guarda e destinação fnal dos documentos (eliminação ou guarda permanente). É a atividade que resulta na criação da tabela de temporalidade da instituição. Nessa etapa, serão identificados os documentos de valor histórico a serem preservados e quais serão eliminados após o término do prazo de guarda. 

Fonte: Meu resumo, desculpe pelo longo comentário.

=-=-=-=

ʕ•́ᴥ•̀ʔっ INSS 2020/21.

Tenho grupo composto por estudantes focados no INSS, interessado? Mande-me mensagem.

A criação ou extinção de modelos e formulários faz parte da fase de utilização de documentos da gestão documental.

A criação ou extinção é a fase da produção.

ERRADA .

Fases da gestão documental

P produção: criar ou extinsao documentos, modelos e formulários.

U utilização: Tem a ver com o fluxo do documento. Envolve as atividades de protocolo (recebimento, registro/autuação, classificacao, movimentacao, distribuição expedição.

D destinação: determina prazos para destinação de documentos. Envolve atividade de Avaliação