Os documentos de uma empresa estavam armazenados em ...

A alternativa correta é a B.

Para organizar um arquivo de documentos armazenados em caixas sem identificação, a primeira ação é abrir as caixas e avaliar os documentos. Em seguida, é essencial consultar as áreas representadas nas respectivas documentações, pois são essas áreas que melhor conhecem o conteúdo e a importância dos documentos. Além disso, deve-se separar os documentos por organicidade, ou seja, de acordo com a estrutura organizacional da empresa ou com as atividades que geraram tais documentos. Por fim, é importante instaurar uma política de descarte e temporalidade, estabelecendo critérios para a preservação e a eliminação dos documentos em conjunto com as áreas da empresa.

Vamos analisar por que as outras alternativas estão incorretas:

A - Abrir as caixas, avaliar os documentos, descartar os documentos velhos e separar o restante em ordem cronológica: Embora abrir as caixas e avaliar os documentos seja uma ação correta, descartar documentos apenas por serem "velhos" é problemático, pois a temporalidade deve ser orientada por critérios estabelecidos em uma política documental. Além disso, a simples organização cronológica pode não refletir a organicidade dos documentos.

C - Abrir as caixas, avaliar os documentos, levando-se em conta a tipologia documental, identificando-os e separando-os por atividade, setores, datas: Essa alternativa menciona a avaliação e identificação dos documentos, o que é correto. No entanto, a separação apenas por tipologia, atividade, setores e datas pode não garantir a organicidade necessária para um arquivo bem organizado.

D - Abrir as caixas, separar os documentos e separar por tipologia: Separar os documentos apenas por tipologia é insuficiente. A organização deve considerar a organicidade e temporalidade dos documentos, o que não é contemplado nessa alternativa.

E - Abrir as caixas, avaliar os documentos, separar os documentos de implantação da empresa e atas, descartar o restante: Esta alternativa sugere um descarte indiscriminado de documentos, o que é inadequado. Nem todos os documentos podem ser descartados tão facilmente, pois é necessário seguir critérios definidos em uma política de temporalidade e descarte.

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Gab. B

Creio que vá ajudar:

→ (CONARQ) Fases do processo de CLASSIFICAR um documento:

- Estudo (Leitura de cada documento a fim de verificar o assunto do mesmo e as referências cruzadas deste);

- Codificação (atribuição de um código correspondente ao assunto do documento).

Após a classificação ocorrer o ARQUIVAMENTO que se desenvolve nas seguintes fases:

- Inspeção (exame do doc. pra ver se esse realmente deve ser arquivado);

- Ordenação (reunião de doc. classificados sob o mesmo assunto);

- Guarda dos documentos (guarda dos doc. no devido lugar);

- Retirada e Controle.

Destrocem eles, os examinadores!!!