Questões de Concurso

Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará análise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os códigos existentes na Tabela de Temporalidade da instituição.

Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, deverão ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificação dos mesmos, desde que não sejam particulares (documentos não endereçados à instituição, e sim a um funcionário em particular) ou sigilosos (ultrassecretos, secretos ou reservados - conforme Lei 12.527/11).

Tais documentos (particulares e sigilosos) deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários, sem a necessidade de serem classificados, pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão abrir estes documentos.

Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) precisam primeiro ser abertos pelos setores e somente depois analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatários.

Gênero do arquivo.

Espécie de arquivo.

Formato do arquivo.

Tamanho do arquivo.

No arquivo, é estabelecida uma classificação específica para cada instituição, ditada por suas particularidades.

A informação é a unidade de registro, qualquer que seja o suporte ou o formato.

Na biblioteca, preserva‑se a documentação referente a uma atividade como um conjunto, e não como unidades isoladas.

O arquivo tem finalidade essencialmente cultural e, geralmente, é constituído de coleções temáticas.

O protocolo possui uma finalidade funcional e administrativa, apresentando caráter orgânico, isto é, produzido por um organismo ou um órgão no decorrer de suas atividades.