Questões de Concurso Comentadas para cro - pr

Ao(à) secretário(a) foi incumbida a missão de digitalizar documentos importantes, guardá-los em um CD e distribuir cópias para todo os gerentes da empresa. Utilizando a tecnologia da informação, a primeira etapa pode ser feita com um(a):

Ninguém precisa ser especialista em sistemas para mandar e receber mensagens. No entanto, mesmo e-mail tem suas normas de boas maneiras, a etiqueta da internet, que deve ser obedecida, sobretudo, no ambiente profissional. Por isso, ao enviar uma mensagem profissional, deve-se:

A consulta a documentos em arquivos e fichários e a atualização de arquivos de correspondências e documentos são tarefas corriqueiras no setor do Auxiliar de Departamento. A que tipo de arquivo se referem as seguintes características: fase em que os documentos ainda têm valor administrativo, mas são pouco consultados; permite que os setores otimizem seu espaço, não há necessidade de serem conservados próximos aos setores; nesta fase, os documentos aguardam sua destinação final; também chamado de limbo ou purgatório?

Os gráficos utilizados em uma organização visam a facilitar o seu entendimento, como, por exemplo, o organograma. Sobre este, analise as afirmativas e assinale a alternativa correta.
I. Tem como objetivo proporcionar a visualização da estrutura funcional da empresa e sua hierarquia. 
II. Um organograma, dentre outros objetivos, demonstra a trajetória de comunicação.
III. Um dos seus objetivos é demonstrar a delegação de autoridades e responsabilidades.

A profissão de secretariado executivo, como modelo formalmente constituído, é relativamente recente. Analise os itens e marque C (CERTO) ou E (ERRADO).
(  ) o trabalho do(a) secretário(a) executivo(a) não gera resultados mensuráveis.
(  ) As tarefas e responsabilidades do(a) secretário(a) executivo(a) são as mesmas de um(a) recepcionista. 
(  ) Controlar a entrada e saída de visitantes e equipamentos é a tarefa principal e de maior responsabilidade de um(a) secretário(a) executivo(a). 
(  ) A organização e manutenção dos arquivos é, usualmente, uma das responsabilidades do(a) secretário(a) executivo(a).
Após o julgamento, pode-se afirmar que:

Além dos sinais de perigos, outros sinais são comumente utilizados como sinalizadores de ações em empresas, dentre os quais somente não podemos citar:

Equipamento de Proteção Individual (EPI) é todo material, de uso pessoal, que tem por objetivo proteger o trabalhador de riscos de acidentes. Sobre os EPIs, relacione as colunas:
I. Óculos.
II. Máscara de solda.
III. Protetor auricular.

IV. Bota de borracha.
V. Avental de couro.

( ) Ouvidos: previne surdez, cansaço, irritação e outros problemas psicológicos. Deve ser usado sempre que o ambiente apresentar níveis de ruídos superiores aos  aceitáveis, de acordo com a norma regulamentadora.   ( ) Olhos: previne cegueira total ou parcial e conjuntivite. Usado em trabalhos que possuem risco de impacto de estilhaços. 
( ) Tronco: protege de impactos, respingos de produtos químicos, choques elétricos, queimaduras e cortes. Usado em trabalhos de soldagem. 
( ) Pés: proporciona isolamento contra eletricidade e umidade. Usado em ambiente úmido e quando houver contato com produtos químicos.
( ) Face: protege contra impacto de partículas, respingos de produtos químicos, radiações e ofuscamentos.
A correta associação das colunas é:

A Consolidação das Leis do Trabalho possui algumas normas relativas às convenções coletivas de trabalho. Algumas dessas normas foram compiladas a seguir. No entanto, uma está em desacordo com a legislação vigente. Assinale-a.

Uma das vantagens apresentadas pelo método de arquivamento duplex é:

Executive Secretary     We are looking for a competent Executive Secretary to support high-ranking officials in our company. You will be the one to organize and maintain the executive’s schedule and assist them by performing a variety of administrative tasks.    Executive secretaries must be quick professionals with great time-management and multitasking abilities. It is with their diligence and competence in their work that executives can focus on their managerial responsibilities without worrying for other tasks.    The goal is to contribute to the efficiency of the overall business by ensuring all assigned administrative duties are carried on timely and efficiently.    Responsibilities    - Maintain executive’s agenda and assist in planning appointments, board meetings, conferences, etc; 
- Attend meetings and keep minutes; 
- Receive and screen phone calls and redirect them when appropriate; 
- Handle and prioritize all outgoing or incoming correspondence (e-mail, letters, packages etc.); 
- Make travel arrangements for executives;  Handle confidential documents ensuring they remain secure; 
- Prepare invoices or financial statements and provide assistance in bookkeeping; 
- Monitor office supplies and negotiate terms with suppliers to ensure the most cost-effective orders; 
- Maintain electronic and paper records ensuring information is organized and easily accessible; 
- Conduct research and prepare presentations or reports as assigned.    Requirements    - Proven experience as executive secretary or similar administrative role; 
- Proficient in MS Office and “back-office” software (e.g. ERP); 
- In depth knowledge of office management as well as technical vocabulary of relevant industry; 
- Familiarity with basic research methods and reporting techniques; 
- Excellent organizational and time-management skills; 
- Outstanding communication and negotiation abilities; 
- Integrity and confidentiality; 
- Degree in business administration or relative field.    (Adapted from: https://resources.workable.com/executivesecretary-job-description) 
From the text we can infer that:    I. The required professional will be responsible for    organizing the executive’s agenda. 
II. The person must have some knowledge on accountancy. 
III. The person must be graduated. 

Assinale a alternativa que corresponde à seguin definição: “operação que consiste em recuperar, selecion e exprimir as informações contidas nos documentos”.

As normas de segurança existem para melhor orientar o profissional da portaria em sua atividade. Leia as afirmações a seguir e escolha a alternativa mais correta.

O valor do documento é determinado em função de todas as suas possíveis finalidades e, também, do tempo de vigência dessas finalidades. Em relação ao seu valor, quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do documento, este é classificado como:

A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais, de uso não corrente, ou seja, concentrar sob sua custódia, conservar e tornar acessíveis documentos não correntes, que possam tornar-se úteis para fins administrativos, pesquisas históricas e outros fins. São classificações de atividades do arquivo permanente, exceto:

A eliminação do documento não pode ser feita indiscriminadamente, nem deve basear-se simplesmente em datas ou períodos rígidos, ao fim dos quais se possa destruir tudo. Há que se proceder criteriosamente. Assinale a alternativa que contraria os critérios que regulam a eliminação de documentos.

Na operação de conservação dos documentos o processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidráulica, sob pressão média de 7 a 8kg/cm e temperatura entre 145 a 155º C”, é denominada de:

A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e, consequentemente, ao local de sua guarda. Para a construção de um arquivo, o ideal é um local elevado, com o mínimo de umidade, em área isolada, com previsão de ampliação futura e precaução contra o fogo. O material a ser empregado, tanto quanto isso seja possível, deve ser não inflamável, utilizando-se pedra, ferro, concreto e vidro. A luz, o ar seco, a umidade, o mofo, a temperatura inadequada, a poeira, gases e inúmeras pragas, a médio e longo prazo, são altamente prejudiciais à conservação do acervo documental. Assinale a alternativa que contraria a conservação do acervo documental.

O inventário descreve conjuntos documentais ou partes do fundo. As unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas sucintamente (inventário sumário) ou pormenorizados (inventário analítico). Eles podem ser publicados ou virtuais, podendo ser impressos no momento desejado, total ou parcialmente. O inventário deve ser precedido de uma introdução contendo informações sobre os seguintes elementos, exceto:

Na família dos instrumentos de pesquisa, aquele que é o mais abrangente e o mais “popular” e é destinado à orientação dos usuários no conhecimento e utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo, cuja finalidade é informar sobre o histórico, a natureza, a estrutura, o período de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo, é denominado de:

Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico, incluindo todos os documentos, pertencentes a um ou mais fundos e descritos de forma sumária ou pormenorizada. Sua finalidade é agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto, ou que tenham sido produzidos num dado período de tempo, ou que digam respeito a determinada pessoa, ou a lugares específicos existentes em um ou mais fundos. Trata-se do(a):