A descrição de documentos públicos exige atenção em dois aspectos que devem ser tomados para analisar estes documentos. Eles são a pertinência e a proveniência. Usando o ponto de vista da proveniência, uma das etapas para a descrição é:
O trabalho de um arquivo só se completa com a elaboração de um instrumento de pesquisa que consiste na descrição e localização dos documentos no acervoe tem por função a orientação do usuário. Uma recomendação para a elaboração de um instrumento de pesquisa é:
A avaliação de documentos é uma função essencial na arquivística contemporânea, pós-segunda guerra mundial. Ela está relacionada aos seguintes aspectos fundamentais:
A Arquivologia, no Brasil, considera a descrição arquivística uma tarefa típica dos arquivos permanentes, pois seu objeto de trabalho é constituído de elementos ligados às informações que interessam aos pesquisadores. Um instrumento de pesquisa elaborado na fase permanente é: