Questões de Concurso Comentadas sobre arquivamento em arquivologia

Tendo em vista a aplicação da atividade de arquivo de documento, orientada pelo Conselho Nacional de Arquivos, analise as afirmativas abaixo e marque (V) para verdadeiro ou (F) para falso.

( ) A rotina de arquivamento inicia-se com a atribuição de código correspondente ao assunto de que trata o documento.

( ) A ordenação compreende a reunião de documentos classificados sob um mesmo assunto e objetiva agilidade e redução de erros.

( ) A inspeção consiste no exame de documentos para verificações relativas ao seu destino, à sua classificação e se possuem anexos.

( ) O arquivamento corresponde à leitura de cada documento para verificação do assunto, da classificação e, em seguida, realização da guarda no devido local.

( ) A retirada e o controle representam operação de empréstimos, prestação de informações e efetivação de juntada de processos, dossiês ou outros documentos.

A sequência correta é

De acordo com Bellotto (2006), o arranjo foi por muito tempo compreendido como uma função típica de arquivos permanentes. Quais são os tipos mais comuns de arranjo em arquivos permanentes?

Sobre os tipos de arquivamento, assinale a alternativa INCORRETA:

Segundo Mazulo (2010, p. 34), no processo de planejamento do arquivo deve-se considerar três sistemas para a guarda e preservação documental.

Associe a COLUNA I com a COLUNA II, relacionando cada sistema para guarda e preservação documental à sua respectiva definição.

COLUNA I

1. Direto

2. Indireto

3. Semidireto

COLUNA II

( ) Depende de um índice para ser consultado.

( ) Deve ser consultado sem auxílio de índice, mas com ajuda de tabelas.

( ) O arquivo é consultado diretamente.

( ) Utilizado quando há pouco volume de documentos.

Assinale a sequência CORRETA.

Quais são os dois sistemas básicos de acesso em que os métodos de arquivamento podem ser divididos?

Os métodos de arquivamento podem ser diretos ou indiretos. Os métodos diretos são aqueles que não precisam de índice auxiliar para localizar os documentos. Nesse contexto, qual é o método de arquivamento que pode ser considerado direto?

São exemplos de arquivamento do tipo DIRETO:

A tarefa de classificar documentos para um arquivo exige do classificador conhecimento da natureza dos documentos a serem classificados e a estrutura da entidade. Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes, as quais são:

A organização de arquivos físicos é um cuidado que deve ser permanente em qualquer repartição, independentemente de seu porte. Ela ajuda a evitar o acúmulo de papéis, facilitando o acesso às informações e gerando segurança contra extravios e perdas, os quais podem prejudicar as rotinas de trabalho. Dentre os diversos padrões de organização de documentos, temos:

I. O ideográfico.

II. O numérico.

III. O geográfico.

IV. O alfabético.

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É correto o que se afirma apenas em:

Arquivo pode ser definido como o conjunto de documentos produzidos e acumulados por órgão ou entidade, indivíduo ou grupo no desempenho de suas atividades. A gestão de documentos deve considerar a frequência de uso dos documentos, a fim de classificá-los adequadamente. O conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, por seu valor primário, é objeto de consulta frequente pela entidade que o produziu e à qual compete sua administração é denominado:

Paes (2012) define que um dos métodos de arquivamento é o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o nome. É um método direto, porque a pesquisa é feita diretamente, não sendo necessário recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento. Qual é o nome desse método de arquivamento?

Em uma Câmara Municipal, o Assessor Administrativo é encarregado de implementar um sistema de gestão de documentos eletrônicos para melhorar a eficiência e a transparência. Considerando as noções de protocolo e arquivo, qual das seguintes etapas NÃO é considerada essencial na implementação desse sistema?

Qual é a principal vantagem dos métodos de acesso direto em comparação com o método de acesso sequencial?

Qual dos métodos a seguir é mais adequado para organizar arquivos que precisam ser recuperados rapidamente pelo nome de uma pessoa?

Como o próprio nome diz, o método alfabético é aquele em que os documentos são ordenados por nome (nomes de pessoas, instituições ou eventos, por exemplo). Utilizando o método alfabético de arquivamento, assinale a alternativa correta quanto a qual nome seria colocado na frente dos demais.

O método de arquivamento em que os documentos são ordenados por números atribuídos sequencialmente, sem considerar a ordenação alfabética, é comumente conhecido como:

Este método de arquivamento é preferido quando o principal elemento a ser considerado no documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL. As melhores ordenações geográficas são: Nome do estado, cidade e correspondente. Qual o nome dessa metodologia utilizada em arquivamento de documentos?

Leia o excerto abaixo e analise a imagem constante, e assinale a alternativa que apresenta corretamente qual é o nome desse método de arquivamento:

Neste tipo de arquivamento, os documentos são colocados lado a lado, um atrás do outro. Tem como vantagem facilitar a busca ao documento, pois é possível retirar aquele desejado sem retirar os outros do arquivo, conforme apresentado na imagem abaixo.

Acerca das normas da ABNT acerca do arquivamento de documentos, assinale a alternativa correta:

Imagine que uma empresa de contabilidade, após anos de trabalho com arquivamento físico de documentos, decidiu migrar para um sistema digital para melhorar a eficiência e segurança do processo. Para isso, eles estão realizando um projeto piloto de implementação de um sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos. Considerando a situação descrita sobre a implementação de um sistema digital de gerenciamento de documentos eletrônicos em uma empresa de contabilidade, assinale a alternativa que indica, corretamente, as ações recomendadas para garantir a eficiência e segurança do processo: