Questões de Concurso Sobre avaliação de documentos em arquivologia

Qual é o conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribui direta ou indiretamente, para a proteção do patrimônio?

Assinale a alternativa incorreta.

Todo documento tem um tempo de vida útil. Esse tempo é denominado "temporalidade do documento", e não é possível determiná-lo de forma aleatória, pois existem parâmetros definidos na legislação brasileira para isso. As normas estabelecem que os órgãos da Administração Pública devam criar e usar uma Tabela de Temporalidade. Essa tabela define prazos e ações que devem ser tomados de acordo com o tipo de documento em questão. Relacione a primeira coluna com a segunda de acordo com as definições correspondentes e assinale a alternativa correta.

(1) Assunto

(2) Prazo de Guarda

(3) Fase corrente

(4) Fase intermediária

(5) Destinação Final

( ) Nessa fase, o documento poderá ser eliminado, caso não represente valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando os documentos são guardados para prova, informação ou pesquisa.

( ) Fase em que o documento ainda será utilizado pela administração, mas com menor frequência, podendo ser levado para o depósito.

( ) Representa o tempo em anos que um documento ficará arquivado.

( ) Os documentos de uma instituição devem ser organizados pela hierarquia de atividades e funções. Para isso é utilizado um índice que contém todos os códigos e a sua referência, para facilitar na hora da procura.

( ) Fase em que o documento é frequentemente utilizado e deve estar próximo ao departamento que irá utilizá-lo.

Podemos definir Arquivo como sendo um conjunto de documentos guardados e conservados ordenadamente, cuja organização e classificação devem atender às necessidades da instituição, permitindo, sempre que necessário, a utilização posterior dos documentos arquivados. Para tanto, antes do arquivamento de qualquer documento, a área responsável pelo Arquivo deve elaborar o chamado “quadro de avaliação de documentos”, que consiste em: 

Assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna. _________________ é o conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam controlar a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

A eliminação de documentos arquivísticos digitais segue o mesmo processo dos documentos convencionais. No setor público, a eliminação deve ser precedida pela elaboração de listagem de eliminação de documentos, que, depois de aprovada pela instituição arquivística na específica esfera de competência, deverá ser publicada e, quando for efetivada a eliminação, será lavrado o termo de eliminação de documentos, segundo a legislação vigente. Caso o original seja considerado de valor permanente, este não poderá ser eliminado, conforme também determina a legislação. No setor privado, recomenda-se a elaboração de tabela de temporalidade e destinação e que se institua comissão de avaliação de documentos para aplicar os prazos previstos na tabela e realizar os procedimentos de eliminação. Mas, em ambos os setores (público ou privado), deve-se observar os seguintes procedimentos:

I. os documentos arquivísticos que estiverem pendentes sob litígio ou investigação não poderão ser destruídos;

II. a eliminação deverá ser realizada de forma a impossibilitar a recuperação posterior de qualquer documento eliminado;

III. todas as cópias dos documentos eliminados, incluindo cópias de segurança (mantendo-se apenas as cópias de preservação), independentemente do suporte, deverão ser destruídas.

Pode-se afirmar que:

Aqueles arquivos constituídos de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, mas que foram conservados em razão de seu valor histórico ou documental, encontram-se em que estágio de evolução?

A partir da teoria das três idades, após julgamento por comissão avaliadora, em que os documentos de um arquivo institucional foram considerados sem valor para guarda permanente, qual ação deve ser tomada?

Ao nos referirmos à qualidade pela qual um documento em um arquivo evidencia a existência ou a veracidade de um fato, estamos falando do seu valor

O instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um fundo toma por unidade a série, respeitada ou não a ordem de classificação, é denominada

Ao organizar os documentos, o arquivo atende, fundamentalmente, a duas finalidades distintas: à administração e à história. Julgue as afirmativas seguintes.
I. Os arquivos corrente (1ª idade) e intermediário (2ª idade) são os responsáveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua criação até a prescrição para fins administrativos.
II. Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para fins administrativos, são conservados pela instituição por serem considerados importantes para preservar a memória ou história da empresa ou da sociedade. São os chamados documentos de valor secundário ou histórico. Na prática, nem todos os documentos apresentarão esse valor (a maioria dos documentos não apresentará valor secundário/histórico).
III. A eliminação de documentos deve ser feita de forma racional. Os processos mais indicados são a fragmentação e a maceração (reciclagem). Antes de eliminados, deve-se elaborar a listagem de eliminação de documentos, que conterá a relação de todos os documentos submetidos a este processo.
Pode-se afirmar que: 

A gestão documental concentra atividades (procedimentos e operações técnicas) concernentes a produção, tramitação, uso (utilização), avaliação e arquivamento (em fase corrente e intermediária), visando a eliminação ou recolhimento (destinação de documentos). É na fase de destinação de documentos:

Organizar o sistema de registro, de referência e de índice necessários à pronta consulta de qualquer documento arquivado; rever periodicamente os processos arquivados, dando adequação a cada um; preparar em arquivo a documentação relativa a cada Conselheiro do CRM-PI; estabelecer e manter em arquivo separado os projetos destinados à ordem do dia; e receber e registrar documentos, anexá-los, se necessário, distribuí-los e controlar sua movimentação interna são tarefas inerentes ao cargo de Assistente Administrativo. Leia as afirmativas a seguir.

I. Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e intermediária. Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas fases intermediária e permanente.

II. Os processos de envio de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente, transferência e recolhimento.

III. O prazo de guarda varia de documento para documento e estará expresso na tabela de temporalidade da instituição. Mas é recomendável o prazo de 10 a 20 anos para o arquivamento de documentos na fase intermediária.

Pode-se afirmar que:

Dentre as atividades desenvolvidas pelos serviços de protocolo, incluem-se:

É necessário o desenvolvimento de uma série de instrumentos para apoiar os procedimentos e operações técnicas de gestão arquivística de documentos. Marque a opção que apresenta os principais instrumentos de gestão arquivística de documentos.

Segundo Rousseau e Couture: “Enquanto todos os documentos têm um valor primário que dura mais ou menos tempo conforme o caso, nem todos têm ou adquirem necessariamente um valor secundário”. Para fins didáticos, o valor primário pode ser subdivido em: