Questões de Concurso
Sobre avaliação de documentos em arquivologia
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A gestão de documentos é de exclusiva atribuição do poder público, sendo vedada sua terceirização, de acordo com a Constituição Federal e a legislação arquivística brasileira, que estabelecem como dever e responsabilidade do poder público, nas esferas federal, estadual e municipal, a gestão integral da documentação governamental e a proteção especial de documentos de arquivo, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Do conceito de gestão de documentos podemos destacar as suas três fases básicas: produção, utilização e destinação. A 1ª fase – Produção – refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Nessa fase:
I. deve-se otimizar a criação de documentos para que sejam criados apenas aqueles indispensáveis à administração da instituição, evitando-se a produção de documentos não essenciais; diminuindo com isso o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado; e garantindo, assim, o uso adequado dos recursos reprográficos e informáticos.
II. ocorre o fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como a guarda após cessar seu trâmite. Portanto, estão incluídas as atividades de protocolo e de recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.
III. concentra-se uma das atividades mais complexas da gestão de documentos: um trabalho multidisciplinar que consiste em atribuir valor aos documentos e analisar seu ciclo de vida, visando a estabelecer prazos para sua guarda nas fases corrente e intermediária, e sua destinação final, ou seja, o recolhimento para guarda permanente ou eliminação.
Os documentos arquivísticos digitais devem ser classificados, avaliados e descritos, de acordo com os instrumentos de gestão arquivística existentes na organização.
A identificação da vigência e dos prazos de guarda dos documentos de arquivo, realizada pela análise tipológica, colabora para a elaboração de tabelas de temporalidade de documentos de arquivo.
O valor secundário dos documentos de arquivo é identificado quando esses documentos apresentam valor probatório e/ou informativo.
A teoria de valores dos documentos é a base utilizada para fazer avaliação de documentos no Brasil.
Em relação à avaliação de documentos de arquivo, julgue o item a seguir.
A macroavaliação de documentos de arquivo privilegia o valor informativo dos documentos.
A identificação do valor primário dos documentos de arquivo fornece as informações necessárias para a determinação dos prazos de guarda nos arquivos corrente e intermediário.
O plano de destinação também pode ser reconhecido como um instrumento de descrição.
A ausência de funções de gestão de documentos nas organizações públicas brasileiras, principalmente aquelas relacionadas à classificação, avaliação e descrição, coloca-se como um entrave para o pleno acesso à informação no país.
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem.
Relacione a COLUNA II de acordo com a COLUNA I fazendo a correspondência de cada um dos elementos de sua estrutura básica com a respectiva diretriz para a correta utilização do instrumento.
COLUNA I
1. Destinação final.
2. Observações.
. Assuntos.
4. Prazo.
COLUNA II
( ) Neste campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pela instituição.
( ) Refere-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos, preferencialmente, expresso em anos, nas fases corrente e intermediária.
( ) Neste campo é registrada a destinação estabelecida que pode ser a eliminação e a guarda permanente.
( ) Neste campo são registradas informações complementares e justificativas necessárias à correta aplicação da tabela.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA.
Relacione a COLUNA II de acordo com a COLUNA I fazendo a correspondência dos conceitos com as suas respectivas definições.
COLUNA I
1. Produção de documentos.
2. Gestão de documentos.
3. Avaliação e destinação de documentos.
4. Utilização de documentos.
COLUNA II
( ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
( ) Refere-se à elaboração de documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.
( ) Inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação e à recuperação de informações, atividades essas que requerem apoio administrativo da instituição.
( ) Consiste na análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, estabelecendo seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA.
Analise as afirmativas abaixo sobre os arquivos permanentes. Assinale com (V) as verdadeiras e com (F) as falsas.
( ) Os documentos de arquivos permanentes perderam seu valor administrativo e são guardados pelo seu valor histórico.
( ) Os documentos de arquivos permanentes são passíveis de eliminação, desde que extrapolados os prazos da tabela de temporalidade.
( ) O empréstimo de documentos de arquivos permanentes, inclusive para órgãos e usuários externos, é um procedimento habitual.
A sequência correta é
Analise as afirmativas abaixo sobre as tabelas de temporalidade. Assinale (V) para as verdadeiras e (F) para as falsas.
( ) A tabela de temporalidade deve ser utilizada sem distinção em arquivos com documentos de todas as idades.
( ) A elaboração da tabela de temporalidade deve fundamentar-se nas atividades desempenhadas pelo respectivo órgão.
( ) Cumpridos os prazos previstos na tabela de temporalidade, os documentos devem ser transferidos ao arquivo central.
A sequência correta é
“Seria impossível estabelecer padrões rígidos para a elaboração dos manuais de arquivo, uma vez que estes devem refletir as peculiaridades das instituições a que se referem.”
Os elementos que devem constituir os manuais de arquivo, segundo Paes (1991), são
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