Relacione a COLUNA II de acordo com a COLUNA I fazendo a cor...

Vamos analisar a questão, que pede para relacionar conceitos de Gestão de Documentos com suas respectivas definições. A alternativa correta é a letra B.

Para entender melhor, vamos dissecar cada item das colunas:

1. Produção de documentos - Essa definição corresponde à elaboração de documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.

2. Gestão de documentos - Trata-se do conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente.

3. Avaliação e destinação de documentos - Envolve a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, estabelecendo seus prazos de guarda, determinando quais serão arquivados permanentemente e quais serão eliminados por terem perdido seu valor.

4. Utilização de documentos - Inclui atividades de protocolo, expedição, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, além da elaboração de normas de acesso à documentação e recuperação de informações, atividades que requerem apoio administrativo.

Agora, relacionando com a COLUNA II, temos a seguinte correspondência correta:

( 2 ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. - Gestão de documentos

( 1 ) Refere-se à elaboração de documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. - Produção de documentos

( 4 ) Inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação e à recuperação de informações, atividades essas que requerem apoio administrativo da instituição. - Utilização de documentos

( 3 ) Consiste na análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, estabelecendo seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição. - Avaliação e destinação de documentos

Portanto, a sequência correta é 2 1 4 3, que corresponde à alternativa B.

Agora vamos justificar as alternativas incorretas:

A - 1 3 2 4: A sequência não corresponde corretamente às definições. A produção de documentos está relacionada à elaboração e não às operações técnicas da gestão de documentos.

C - 3 2 1 4: Avaliação e destinação de documentos não é o primeiro item, pois isso está relacionado ao terceiro conceito.

D - 4 1 2 3: Utilização de documentos não é o primeiro item, pois isso envolve atividades de protocolo, organização, entre outras.

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Produção de documentos - Refere-se à elaboração de documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.

Gestão de documentos - Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Avaliação e destinação de documentos - Consiste na análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, estabelecendo seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.

Utilização de documentos - Inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação e à recuperação de informações, atividades essas que requerem apoio administrativo da instituição.

GAB : B

. Produção de documentos. -  Refere-se à elaboração de documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.

    . Gestão de documentos - Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

    . Avaliação e destinação de documentos. - Consiste na análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, estabelecendo seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.

    . Utilização de documentos - Inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação e à recuperação de informações, atividades essas que requerem apoio administrativo da instituição.

LETRA B

______COMPLEMENTO

Gestão de documentos ( CORRENTE E INTERMEDIÁRIO )

>> ESSA GESTÃO DE DOCUMENTO SÃO APENAS PARA OS DE VALORES PRIMÁRIOS QUE SÃO O CORRENTE E INTERMEDIARIO

PUDA (1 PRODUÇÃO, 2 UTILIZAÇÃO, 4 DESTINAÇÃO E 3 AVALIAÇÃO), pois a Gestão de Documentos ACIMA SÃO AS FASES ( 4 ETAPAS )

PUDA >> É A FASE DE GESTÃO DE DOCUMENTO

SEQUENCIA  PUDA (1 PRODUÇÃO, 2 UTILIZAÇÃO, 4 DESTINAÇÃO E 3 AVALIAÇÃO)

>> MAS ANTES VEM A AVALIAÇÃO E DEPOIS A DESTINAÇÃO

SÃO DIVIDIDAS EM 3 FASES ( PUDA ) FASES DO PROCESSO DE DOCUMENTO

>> PRODUÇÃO É A PRIMEIRA FASE

>> UTILIZAÇÃO É A SEGUNDA FASE

>> UTILIZAÇÃO E DESTINÇÃO É A TERCEIRA FASE

Fases do processo de documentação:

1) Produção de documentos:
- elaboração dos documentos em decorrência das atividades dos órgãos

2) Utilização de documentos:
- Protocolo, recebimento, classificação, registro, organização, arquivamento de documentos na fase corrente e intermediária.
- Elaboração de normas de acesso às informações
- Recuperação de informações

3) Avaliação e destinação de documentos:
- Análise dos documentos acumulados
- Avaliação/seleção de documentos acumulados
- Estabele prazos de guarda

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ATENÇÃO >>Existe uma outra vertente que considera 4 etapas, incluindo também a Avaliação junto com a Destinação na (3ª fase)

>> PUDA (1 PRODUÇÃO, 2 UTILIZAÇÃO, 4 DESTINAÇÃO E 3 AVALIAÇÃO), pois a Gestão de Documentos ACIMA SÃO AS FASES ( 4 ETAPAS )

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>> CUIDADO É NA ANALIAÇÃO QUE VER SE O DOCUMENTO VAI SER

 >> ELIMINADO OU RECOLHIDO

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ELIMINADO OU RECOLHIDO

EXEMPLO FCC 2018

No processo de gestão de documentos arquivísticos, são definidos quais documentos serão preservados e quais serão eliminados, de acordo com os seus valores. Trata-se de atribuição 

RESPOSTA > da avaliação. 

QUESTÃO

A fase do processo de documentação que envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, que implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente, é denominada >> destinação de documento.

>> CERTO

QUESTÕES Q659038 Q724761 Q632047 Q933588 Q816956 Q15643 Q501320 Q451643

Gab.: B

2 1 4 3.